உள்ளடக்கம்

• படிகள்
• 3 இன் பகுதி 1: வரிசைப்படுத்த நேரம் ஒதுக்குங்கள்
• பகுதி 2 இன் 3: வரிசைப்படுத்தும் ஆவணங்கள் மற்றும் கோப்புகள்
• 3 இன் பகுதி 3: மாதாந்திர கோப்புகளை உருவாக்கவும்
• குறிப்புகள்
• உனக்கு என்ன வேண்டும்

அலுவலகக் கோப்புகளை ஒழுங்கமைப்பது கடினமான பணியாக இருக்கலாம், குறிப்பாக உங்களிடம் அதிக எண்ணிக்கையிலான கோப்புகள் மற்றும் ஆவணங்கள் இருந்தால். ஆனால் அது வலிமிகுந்த செயலாக இருக்க வேண்டியதில்லை. முன்கூட்டியே திட்டமிடுதல் மற்றும் கோப்பு முறைமை பற்றிய முடிவுகளை எடுப்பது உங்கள் வணிகத் தேவைகளுக்கு ஏற்ப உங்கள் கோப்புகளை ஒழுங்கமைக்க உதவுவதோடு முக்கியமான ஆவணங்களைத் திறம்படத் தேடுவதை உறுதிசெய்யும். உங்கள் அலுவலகக் கோப்புகளை ஒழுங்கமைக்க இங்கே சில படிகள் உள்ளன.

படிகள்

3 இன் பகுதி 1: வரிசைப்படுத்த நேரம் ஒதுக்குங்கள்

1. 1 உங்கள் கோப்புகளை ஒழுங்கமைக்க போதுமான நேரத்தை ஒதுக்குங்கள், இதனால் நீங்கள் பல முறை தொடங்க மற்றும் நிறுத்த வேண்டியதில்லை. நீங்கள் தொடங்குவதற்கு முன் புதிய கோப்புகளை உருவாக்க போதுமான கோப்புறைகள் மற்றும் குறுக்குவழிகள் இருப்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள்.

பகுதி 2 இன் 3: வரிசைப்படுத்தும் ஆவணங்கள் மற்றும் கோப்புகள்

1. 1 நீங்கள் ஒழுங்கமைக்க விரும்பும் ஆவணங்கள் மற்றும் கோப்புகளின் தொகுப்பை சிறிய, மேலும் நிர்வகிக்கக்கூடிய தொகுப்புகளாக பிரிக்கவும்.
   • ஒவ்வொரு தொகுப்பையும் தனித்தனியாக சென்று எறியுங்கள் அல்லது கிழித்து எறியும் ஆவணங்கள் மற்றும் கோப்புகளைக் குறைத்து, கோப்பு இடத்தைக் குறைக்கவும் மற்றும் ஒழுங்கீனத்தைக் குறைக்கவும்.
   • நீங்கள் வைத்திருக்க விரும்பும் ஆவணங்களையும் கோப்புகளையும் 2 வெவ்வேறு அடுக்குகளாகப் பிரிக்கவும்: 1 வரவிருக்கும் மாதங்களில் கையாளப்பட வேண்டிய கோப்புகளுக்கும் 1 காப்பகப்படுத்தக்கூடிய மற்றும் எதிர்காலத்தில் அணுகல் தேவையில்லாத கோப்புகளுக்கும்.
2. 2 உங்களிடம் கிளையன்ட் கோப்புகள் இருந்தால் அகரவரிசைப்படி கோப்புறைகளை சேமிக்கவும். உதாரணமாக, ஒவ்வொரு கோப்புறையும் ஒரு நபரின் பெயர் அல்லது நிறுவனத்தின் பெயராக இருந்தால், மக்களின் கடைசிப் பெயரால் அகரவரிசைப்படி ஒழுங்கமைக்க நீங்கள் பரிசீலிக்கலாம். அப்படியானால், கோப்பில் உள்ள ஒவ்வொரு தாவலும் நபரின் கடைசி பெயருடன் தெளிவாக பெயரிடப்பட்டிருப்பதை உறுதிசெய்து கொள்ளவும். அகரவரிசைப்படி கோப்புறைகளை சேமித்து, பின்னர் தாக்கல் செய்யும் அமைச்சரவை இழுப்பறைகளை லேபிளிடுங்கள், இதனால் எந்த அலமாரியில் எந்த எழுத்தின் கடைசி பெயர்கள் உள்ளன என்பதை நீங்கள் அறிவீர்கள்.
3. 3 உங்கள் வணிகத்தின் பல்வேறு பகுதிகளுக்கான கோப்புகள் உங்களிடம் இருந்தால் வகை அடிப்படையில் தகவல்களைச் சேமிக்கவும். விலைப்பட்டியல், சேவைகள் அல்லது ஒப்பந்தங்களுக்காக உங்களிடம் சில கோப்புகள் இருக்கலாம், இந்த விஷயத்தில் நீங்கள் அவற்றை பல்வேறு வகைகளாக ஒழுங்கமைக்க வேண்டும். ஒவ்வொரு கோப்பையும் அதன் சரியான வகையுடன் தெளிவாக லேபிளிட்டு, அனைத்து பொருத்தமான ஆவணங்களையும் உள்ளே வைக்கவும். நீங்கள் துணைப்பிரிவுகளை உருவாக்க வேண்டியிருக்கலாம், எனவே துணைப்பிரிவுகளுக்கான வகையையும் கோப்பு கோப்புறைகளையும் குறிக்க தொங்கும் சேமிப்பு கோப்புறையைப் பயன்படுத்தவும்.
   • அவசரமாக கையாளப்பட வேண்டிய ஆவணங்களுக்காக ஒரு கோப்பை உருவாக்கவும், இதனால் முக்கியமான ஆவணங்களை விரைவாக எங்கே கண்டுபிடிப்பது என்று உங்களுக்குத் தெரியும்.
   • அமைச்சரவையில் கோப்புகளை முன் மற்றும் தற்காலிக கோப்புகளுடன் பின்புறத்தில் வைக்கவும். இந்த வழியில், நீங்கள் அடிக்கடி கையாளும் கோப்புகள் உடனடியாக எட்டும்.

3 இன் பகுதி 3: மாதாந்திர கோப்புகளை உருவாக்கவும்

1. 1 மேலே உள்ள முறைகளைப் பயன்படுத்துவதோடு, மாதம் (மற்றும் ஆண்டு ----) குறிக்கப்பட்ட கோப்புறைகளின் தொகுப்பைச் சேர்க்கவும். இப்போதே அதைச் செய்ய உங்களுக்கு நேரம் இல்லாதபோது, ​​குறைந்தபட்சம் உங்கள் ஆவணங்களை மாதாந்திர கோப்பில் வைக்கவும், அதனால் நீங்கள் காலவரிசைப்படி சமர்ப்பிக்கப்பட்ட தகவலுடன் வேலை செய்யலாம். உங்களுக்கு ஏதாவது தேவைப்படும்போது எங்கு பார்க்கத் தொடங்குவது என்பதற்கான தடயங்கள் உங்களிடம் இருப்பதை இது உறுதி செய்கிறது.
   • மாதாந்திர கோப்புகள் மற்ற வகைகளில் உண்மையில் பொருந்தாத ஆவணங்களை சேமிக்க ஒரு நல்ல இடம்.
2. 2 ஆண்டின் இறுதியில், மாதாந்திர கோப்புறைகளில் எஞ்சியிருப்பதைப் பாருங்கள், நீங்கள் ஒரு அமைப்பைக் காணலாம் - உங்கள் கணினியிலிருந்து காணாமல் போன ஒரு புதிய கோப்பு குழு (வகை பெயர்). புதிய ஆண்டில் அவளுக்காக ஒரு கோப்பை உருவாக்கவும்.
3. 3 மாதத்திற்கான மீதமுள்ள தகவல்களை பிரதானமாக்குங்கள். என்ற ஒரு கோப்பில் சேமிக்கவும் இதர (ஆண்டு ----).

குறிப்புகள்

• உங்கள் அலுவலகக் கோப்புகளை ஒழுங்கமைத்தவுடன், ஒழுங்கமைக்கப்பட்டிருங்கள். உங்கள் கோப்பு மேலாண்மை அமைப்புடன் இணக்கமாக இருங்கள் மற்றும் எல்லாவற்றையும் இருக்க வேண்டிய இடத்தில் வைக்கவும்.
• புதிய கோப்பு மேலாண்மை அமைப்பில் குழப்பத்தைத் தவிர்க்கத் தேவையில்லாத ஆவணங்களை தூக்கி எறியுங்கள், மறுசுழற்சி செய்யுங்கள் அல்லது கிழித்து விடுங்கள்.

உனக்கு என்ன வேண்டும்

• கோப்பு அமைச்சரவை
• தொங்கும் கோப்புகள்
• கோப்புறைகள்
• லேபிள்கள் (குறிச்சொற்கள்)
• குறிப்பான்கள்