ஆவணங்களை அகரவரிசைப்படி வரிசைப்படுத்துவது எப்படி

உள்ளடக்கம்

படிகள்
முறை 2 இல் 1: அகரவரிசைப்படி வரிசைப்படுத்தவும்
முறை 2 இல் 2: குறியீட்டு ஆவணங்கள்
குறிப்புகள்
எச்சரிக்கைகள்

உங்கள் அச்சிடப்பட்ட ஆவணங்களை ஒழுங்கமைத்தல் - வேலை மற்றும் தனிப்பட்ட நோக்கங்களுக்காக - அவற்றை அகரவரிசைப்படி வரிசைப்படுத்துவதன் மூலம் அதிக சிரமமின்றி செய்யலாம். ஆவணங்களின் இந்த அமைப்பு உங்களுக்கும் வேறு எந்த நபருக்கும் தேவையான தகவல்களை விரைவாகக் கண்டறியவும், ஆவணங்களின் பாதுகாப்பை உறுதி செய்யவும் அனுமதிக்கும். இருப்பினும், எல்லாம் அவ்வளவு எளிதல்ல, அகரவரிசைப்படி ஆவணங்களை வரிசைப்படுத்துவதில் பல நுணுக்கங்கள் உள்ளன, அதை நாங்கள் இப்போது உங்களுக்குச் சொல்லுவோம்.

படிகள்

முறை 2 இல் 1: அகரவரிசைப்படி வரிசைப்படுத்தவும்

1 ஆவணங்களை அவற்றின் தலைப்பின் அடிப்படையில் அகரவரிசைப்படி ஒழுங்கமைக்கவும். இதற்கு அழைக்கப்படும் அகரவரிசை குறியீட்டைப் பயன்படுத்தவும்.
2 ஆவணங்களை ஒன்று அல்லது மற்றொரு எழுத்து கோப்புறையில் வைக்கவும், அவை எந்த எழுத்தில் தொடங்குகின்றன என்பதை அடிப்படையாகக் கொண்டு. அதே எழுத்தில் தொடங்கும் ஆவணங்களை வரிசைப்படுத்துவது பெயரின் இரண்டாவது எழுத்தின் அடிப்படையில் இருக்க வேண்டும். இரண்டாவது எழுத்து ஒன்று என்றால், மூன்றாவது எழுத்து. அல்லது நான்காவது. அல்லது ஐந்தாவது. இங்கே இந்த வழிமுறையிலிருந்து எந்த விலகலும் இல்லை, இருக்க முடியாது, ஆனால் அது உங்களுக்கு நூறு மடங்கு வெகுமதி அளிக்கும் - இந்த வரிசைப்படுத்தல் ஆவணத்தில் உள்ள அனைத்து வெள்ளை புள்ளிகளையும் அழிக்கும்.
3 நீங்கள் எவ்வாறு ஆவணங்களை வரிசைப்படுத்தியுள்ளீர்கள் என்பதை விவரிக்கவும். நீங்கள் கட்டளையிட்ட ஆவணங்களை அணுகும் அனைவருக்கும் அவர்கள் எப்படி ஏற்பாடு செய்யப்படுகிறார்கள் என்பதை அறிய வேண்டும்.
4 ஆவணங்களை ஒரு டிராயரில் வைக்கவும் அல்லது அவற்றை ஒழுங்காக வைக்க வேண்டிய இடத்தில் வைக்கவும். ஆவணங்களில் புதிதாக ஒன்றைச் சேர்க்கும்போது, எழுத்துக்களைப் பற்றி மறந்துவிடாதீர்கள்!

முறை 2 இல் 2: குறியீட்டு ஆவணங்கள்

1 எழுத்துக்களின் எழுத்துகளுடன் லேபிள்களைப் பயன்படுத்தவும். ஆவணங்களை அட்டவணைப்படுத்துதல் (வேறு வார்த்தைகளில் கூறுவதானால், கையொப்பமிடுதல்) ஆவணங்களை ஒழுங்கமைப்பதற்கான அடிப்படைகளின் அடிப்படையாகும். இந்த கட்டத்தில்தான் ஆவணங்கள் உங்கள் பட்டியலின் பொருத்தமான பிரிவுகளுக்கும் பிரிவுகளுக்கும் மாற்றப்படும். உண்மையில், பிரிவுகளின் பெயர்கள் அவற்றின் உள்ளடக்கங்களை விவரிக்க பயன்படுத்தப்படுகின்றன, பின்னர் பிரிவின் பெயர் ஆவணத்தின் பெயராகவும் மாறும். கீழே உள்ள உதவிக்குறிப்புகளைப் பயன்படுத்தி பிரிவுகளை அகர வரிசைப்படி அமைக்கவும்.
2 சரியான பெயர்களை பின்வரும் வரிசையில் குறியிடலாம்: குடும்பப்பெயர், பின்னர் முதல் பெயர், பின்னர் புரவலர் அல்லது நடுத்தர பெயர். நிறுத்தற்குறிகளை புறக்கணிக்கலாம்.
- முன்னொட்டுகள் பயன்படுத்தப்பட்டால், முன்னொட்டை முன்னால் உள்ள பெயரின் பகுதியுடன் இணைத்து முதலில் வைக்கவும். நிறுத்தற்குறிகள் தேவையில்லை.
- ஹைபன்களைப் புறக்கணிக்கலாம், மேலும் ஹைபனுக்கு முன்னும் பின்னும் பெயரின் பகுதிகள் முதலில் வைக்கப்பட வேண்டும்.
- சுருக்கங்கள் மற்றும் ஒரு எழுத்து வார்த்தைகள் அப்படியே அட்டவணைப்படுத்தப்பட்டுள்ளன. முதலெழுத்து தனித்தனி பகுதிகளாக பிரிக்கப்பட்டுள்ளது.
- நிலைகள் மற்றும் பெயரளவிலான பின்னொட்டுகள் கடைசியாக பட்டியலிடப்பட்டுள்ளன, முதலில் அந்த நிலை குறிக்கப்படுகிறது, பின்னர் பின்னொட்டு.
3 நிறுவனங்கள் தொடர்பான ஆவணங்களை இந்த நிறுவனங்களின் பெயரால் வரிசைப்படுத்தலாம். இந்த வழக்கில், அமைப்பின் பெயரின் ஒவ்வொரு வார்த்தையும் ஒரு தனி உறுப்பாகக் கருதப்படுகிறது. கணக்கியல் வார்த்தைகள் தலைப்பில் வழங்கப்பட்ட அதே வரிசையில் உள்ளது.
- சுருக்கங்கள் மற்றும் ஒரு எழுத்து வார்த்தைகள் அப்படியே அட்டவணைப்படுத்தப்பட்டுள்ளன. இந்த வழக்கில், கடிதங்கள் இடைவெளிகளால் பிரிக்கப்பட்டு ஒருவருக்கொருவர் தனித்தனி கூறுகளாக கருதப்பட வேண்டும்.
- இந்த வழக்கில் நிறுத்தற்குறிகள் தவிர்க்கப்படுகின்றன, நிறுத்தற்குறிகளுக்கு முன்னும் பின்னும் வார்த்தைகள் முதல் உறுப்பில் குறிக்கப்படுகின்றன.
- எண்கள் மற்றும் எண்கள் எழுத்து வடிவத்தில் எழுதப்பட்டு அவை முதலில் சொற்களாக இருந்தால் குறியிடப்படும். நிறுத்தற்குறிகள் மீண்டும் தவிர்க்கப்பட்டன. ஆவணங்கள், ரோமானிய எண்களுடன் தொடங்கும் பெயர், ஒத்த பெயர்களைக் காட்டிலும் முன்னதாகவே அமைந்துள்ளன, அவற்றின் பெயர் அரபு எண்களுடன் தொடங்குகிறது, அதே நேரத்தில் எண்கள் சிறியவை முதல் பெரியவை வரை குறிக்கப்படுகின்றன. அப்போதுதான் நீங்கள் வார்த்தைகளைத் தொடங்கி ஆவணங்களை வைக்க முடியும்.
- அனைத்து எழுத்துக்களும் வார்த்தைகளில் எழுதப்பட்டுள்ளன, ஒரு எழுத்துடன் நேரடியாக தொடர்புடைய அனைத்து எண்களும் முதல் உறுப்பில் குறிப்பிடப்பட வேண்டும்.
4 அரசு அமைப்புகளின் பெயர்கள் ஒரு குறிப்பிட்ட அமைப்பின் அதிகார வரம்பின் நாடு மற்றும் பிராந்தியத்துடன் முதலில் குறியிடப்படுகின்றன. அமைப்பின் பெயர் அடுத்த உறுப்பில் சுட்டிக்காட்டப்படுகிறது, மேலும் "மேலாண்மை", "பணியகம்", "பிரதிநிதி" மற்றும் ஒத்த சொற்கள் முடிவில் குறிக்கப்படுகின்றன.
5 பெயர்கள் ஒரே மாதிரியாக இருந்தால், ஆவணங்களை பட்டியலிடுவதற்கு முகவரியைப் பயன்படுத்தவும். பின்வரும் வரிசையைப் பயன்படுத்தவும்: பெயர்> பகுதி> நகரம்> தெரு பெயர்> வீட்டு எண்.

குறிப்புகள்

உங்கள் ஆவணங்களை நீங்கள் எங்கிருந்து எடுத்துச் சென்றீர்களோ அதை எப்போதும் மீண்டும் வைக்கவும்.
அட்டவணைப்படுத்தும் போது, முதலில் நிலையான விதிகளைப் பின்பற்றுவது முக்கியம், பின்னர் மட்டுமே - நிறுவனங்களுக்கு.
ஆவணம் எப்போது, யாரால் பெறப்பட்டது என்பதைக் குறிக்க ஒரு அமைப்பை உருவாக்கவும்.