உள்ளடக்கம்

• படிகள்
• முறை 3 இல் 1: கூட்டத்திற்கு தயாராகிறது
• முறை 2 இல் 3: சந்திப்பின் போது
• முறை 3 இல் 3: சந்திப்புக்குப் பிறகு
• குறிப்புகள்
• எச்சரிக்கைகள்
• உனக்கு என்ன வேண்டும்

ஒரு பெருநிறுவனச் செயலாளராக அல்லது வாரியச் செயலாளராக, அல்லது ஒரு சிறு வணிக உரிமையாளராக, கார்ப்பரேட் கூட்டங்களின் நிமிடங்களை வைத்திருக்க வேண்டிய அவசியத்தை நீங்கள் எதிர்கொள்ளும் வாய்ப்பு உள்ளது. இந்த பணி மிகவும் முக்கியமானது, ஏனென்றால் இது சட்டப்பூர்வ தேவை மட்டுமல்ல, குறிப்பாக இலாப நோக்கற்ற நிறுவனங்களுக்கு: இந்த நெறிமுறைகள் நிறுவனத்தின் அதிகாரப்பூர்வ பதிவுகளின் ஒரு பகுதியாகும், அதன் வரலாறு. சில விதிகள் மற்றும் வடிவம் பின்பற்றப்பட்டால் நெறிமுறைகளை மிக எளிதாக செய்ய முடியும்.

படிகள்

முறை 3 இல் 1: கூட்டத்திற்கு தயாராகிறது

1. 1 கூட்டத்தின் தேதி, நேரம், இடம் மற்றும் சந்திப்பு குறித்த அறிவிப்பை முன்கூட்டியே (பல வாரங்களுக்கு முன்னதாக) கலந்து கொள்ள எதிர்பார்க்கும் எவருக்கும் அனுப்பவும்.
2. 2 குழுவின் ஒவ்வொரு உறுப்பினருக்கும் ஒரு சிறப்பு தொகுப்பைத் தயாரிக்கவும், இதில் அடங்கும்: சந்திப்பு அறிவிப்பு, முந்தைய சந்திப்பின் நிமிடங்கள், தொடர்புத் தகவல்களின் பட்டியல் மற்றும் கூட்டத்தில் என்ன வழங்கப்படுகிறது (எ.கா. பகுப்பாய்வுகள் மற்றும் பட்ஜெட் அறிக்கைகள்). தகவல் ரகசியமாக இருந்தால், ஊழியர்கள் (சில சந்தர்ப்பங்களில்) மற்றும் விருந்தினர்கள் வளாகத்தை விட்டு வெளியேறிய பிறகு, அது வந்தால் மட்டுமே அதை மாற்றவும்.
3. 3 நீங்கள் பயன்படுத்த மிகவும் வசதியாக இருக்கும் ரெக்கார்டிங் கருவிகள் உங்கள் கையில் இருப்பதை உறுதி செய்து கொள்ளவும்: நோட்பேட், கோப்புறை, மடிக்கணினி அல்லது குரல் ரெக்கார்டர்.
4. 4 சந்திப்பு நாளில், அனைத்து பங்கேற்பாளர்களுக்கும் எழுத்து பொருட்கள், பேட்ஜ்கள் (தேவைப்பட்டால்) மற்றும் புத்துணர்ச்சிகள் இருப்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள்.

முறை 2 இல் 3: சந்திப்பின் போது

1. 1 பின்வரும் தகவல்களைக் குறிப்பெடுத்துக் கொள்ளுங்கள்:
   • அமைப்பின் பெயர் மற்றும் சந்திப்பு வகை.
   • சந்திப்பு அறிவிப்பு அனுப்பப்பட்டதா, அப்படியானால், எப்போது.
   • சந்திப்பு தேதி மற்றும் அது நடந்த இடம்.
   • கூட்டம் தொடங்கிய நேரம்.
2. 2 சந்திப்புக்கான காரணத்தை எழுதுங்கள், எடுத்துக்காட்டாக: காலாண்டு குழு கூட்டம் அல்லது அதிகாரிகளின் வருடாந்திர தேர்தல்.
3. 3 பட்டியலிடப்பட வேண்டும்:
   • வாரிய உறுப்பினர்கள், அதிகாரிகள் மற்றும் ஊழியர்கள் கூட்டத்தில் கலந்து கொண்டனர் மற்றும் அவர்களின் பொறுப்புகள்.
   • இல்லாதவர்கள்.
   • கலந்து கொண்ட விருந்தினர்கள், அவர்கள் யாரை அழைத்தார்கள் மற்றும் அவர்கள் நிகழ்வில் கலந்து கொண்டதற்கான காரணங்கள்.
   • கூட்டத்தின் தலைவரின் பெயர் மற்றும் தலைப்பு.
   • சந்திப்பின் நிமிடங்களை எடுத்துக் கொள்ளும் நபர்.
4. 4 ஒரு கோரமுக்குத் தேவையான உறுப்பினர்களின் எண்ணிக்கை மற்றும் இந்த எண் எட்டப்பட்டுள்ளதா என்பதைக் குறிக்கவும்.
5. 5 கடைசி கூட்டத்தின் நிமிடங்களை ஏற்றுக்கொள்ளவும், திருத்தவும் அல்லது திரும்பப் பெறவும் வாக்களிப்பின் முடிவுகளைப் பதிவு செய்யவும்.
6. 6 தேவைப்பட்டால் முந்தைய நெறிமுறைகளை மாற்றவும்.
7. 7 முந்தைய நெறிமுறையிலிருந்து உண்மையான கேள்விகளுக்கு குரல் கொடுத்து, அவர்களின் கலந்துரையாடலின் போக்கை, வாக்களிப்பின் முடிவுகள் அல்லது ஒட்டுமொத்த முடிவை பதிவு செய்யவும்.
8. 8 வேறு ஏதேனும் வாக்குகள், உதாரணத்திற்கு அதிகாரிகளின் தேர்வு மற்றும் ஆதரவாகவோ, எதிராகவோ அல்லது தவிர்க்கப்பட்ட வாக்குகளின் எண்ணிக்கையை பதிவு செய்யவும். விலகியவர்களைத் தவிர, மக்களின் பெயர்களையும் அவர்கள் எப்படி வாக்களித்தார்கள் என்பதையும் எழுத வேண்டிய அவசியமில்லை. வாக்களிக்க மறுத்ததற்கான காரணத்தையும், இந்த வாக்கெடுப்பின் போது யாராவது அறையை விட்டு வெளியேறினார்கள் என்பதையும் குறிப்பிடவும்.
9. 9 உங்கள் நிகழ்ச்சி நிரல்களை பட்டியலிட்டு குறிப்புகளை எழுதுவதற்கு அவற்றுக்கிடையே சிறிது இடைவெளி விடவும்.
10. 10 நிகழ்ச்சி நிரல் உருப்படிகள் மற்றும் யார் என்ன சொன்னார்கள், யார் சொன்னார்கள் என்பது பற்றிய விவாதத்தின் குறிப்புகளை எழுதுங்கள்.
11. 11 சந்திப்பின் போது விவாதிக்கப்பட்ட அனைத்து முக்கிய விஷயங்களையும், அடுத்த கூட்டத்தில் பேச வேண்டிய நபர்களையும் பட்டியலிடுங்கள்.
12. 12 நிகழ்ச்சி நிரல் அல்லாத விஷயங்கள் மற்றும் அவற்றை யார் கேட்டார்கள், அந்த விவாதங்களின் முடிவை பற்றி எந்த விவாதங்களையும் கவனிக்கவும்.
13. 13 மறுபரிசீலனை, புதுப்பித்தல் அல்லது வாக்களிக்க முன்மொழியப்பட்ட அந்த முடிவுகளின் முடிவைக் குறிக்கவும். அதிகாரப்பூர்வ முடிவு ஒரு தனி ஆவணமாக வழங்கப்படும்.
14. 14 அடுத்த சந்திப்பின் தேதி மற்றும் நேரத்தைக் குறிக்கவும்.
15. 15 கூட்டம் பெரும்பான்மை முடிவு அல்லது ஒருமித்த முடிவால் முடிவடைந்ததாக அறிவிக்கப்பட்டது. கூட்டத்தின் இறுதி நேரத்தைக் குறிக்கவும்.

முறை 3 இல் 3: சந்திப்புக்குப் பிறகு

1. 1 நெறிமுறையை முடிந்தவரை முழுமையாக முடித்து, சீக்கிரம் செய்யுங்கள்.
2. 2 தைரியமாக வாக்களிக்கும் முடிவுகள், நிகழ்ச்சி நிரல் உருப்படிகள் மற்றும் எடுக்கப்பட்ட முடிவுகளை முன்னிலைப்படுத்தவும்.
3. 3 கலந்துரையாடலில் பங்கேற்பாளர்கள் அனைவருக்கும் அதன் உள்ளடக்கங்களைப் பற்றிய கருத்துக்களைப் பெற முடிந்தவரை சீக்கிரம் நிமிடங்களின் நகல்களை விநியோகிக்கவும். எந்த மாற்றங்களும் முன்மொழியப்படாவிட்டால், நிமிடங்களை முறைப்படுத்தி, பின்னர் நிறுவன கூட்டங்களுக்கு ஒரு சிறப்பு கோப்புறையில் வைக்கவும். கூட்டத்தில் பங்கேற்பாளர்கள் மற்றும் அதில் கலந்து கொள்ளாத அனைவருக்கும் நிமிடங்களின் இறுதி பதிப்பின் நகல்களை விநியோகிக்கவும்.

குறிப்புகள்

• உங்களுக்கு ஏதாவது புரியவில்லை என்றால், உடனடியாக பொருத்தமான கேள்விகளைக் கேளுங்கள், அதனால் கலந்துரையாடல் சரியாக பதிவு செய்யப்படும். எந்த விளக்கத்தையும் கேட்க, நீங்கள் நெறிமுறையை முழுமையாக வரைக்கும் வரை காத்திருக்க வேண்டியதில்லை.
• எடுக்கப்பட்ட முடிவுகள் மற்றும் வாக்களிப்பின் முடிவுகள் நிமிடங்களில் குறிப்பிடப்பட வேண்டும், ஆனால் அவற்றின் நகல்கள் தீ, நீர் மற்றும் பிற காரணிகளிலிருந்து பாதுகாக்கப்பட்ட இடத்தில் ஒரு தனி கோப்புறையில் வைக்கப்பட வேண்டும். மின்னணு நகல்களையும் இந்தக் கோப்புறையில் வைத்திருக்க வேண்டும்.
• சந்திப்பின் போது ஒவ்வொரு வார்த்தையையும் எழுத முயற்சிக்காதீர்கள்: பேசப்பட்டதைப் பற்றி பொதுவான சொற்களில் எழுதுங்கள். நீங்கள் நிமிடங்களை பூர்த்தி செய்த பிறகு விவாதத்தின் போக்கை முழுமையாக வெளிப்படுத்தலாம்.
• உங்கள் நிறுவனக் கொள்கைகள் மின்னணு தகவல்தொடர்புகளைப் பயன்படுத்துவதைத் தடுக்கலாம். இப்போது இது மிகவும் அரிதானது - இவை அனைத்தும் விதிகள் எழுதப்பட்ட நேரம் மற்றும் அவை பல ஆண்டுகளாக திருத்தப்பட்டதா என்பதைப் பொறுத்தது. எனவே, கூட்டத்தில் பங்கேற்பாளர்களுடன் இந்த வழியில் தொடர்புகொள்வதற்கு முன், நீங்கள் எதையும் உடைக்கவில்லை என்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள். இந்த வகையான விதிகள் நம்பிக்கையில்லாமல் காலாவதியானவை என்றால் நீங்கள் திருத்தங்களை பரிந்துரைக்கலாம்.

எச்சரிக்கைகள்

• கலந்துரையாடலில் பங்கேற்பாளர்களுக்கு மதிப்பாய்வு மற்றும் திருத்தத்திற்காக நிமிடங்களின் வரைவை சமர்ப்பிக்கும் போது கவனமாக இருங்கள், ஏனெனில் இது அவர்கள் சொன்னதை மாற்றுவதற்கு வாய்ப்பளிக்கிறது. நெறிமுறை முழுவதுமாக முடிந்ததும், அதில் செய்யப்பட்ட மாற்றங்கள் குறித்து அனைவரும் அறிந்திருப்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள்: இந்த வழியில் தகவல் சரியாக விளக்கப்படும் மற்றும் யாரும் தவறாக வழிநடத்தப்பட மாட்டார்கள்.

உனக்கு என்ன வேண்டும்

• கோப்புறைகள்
• ரெக்கார்டிங் பொருட்கள் (நோட்பேட்கள், பென்சில் அல்லது பேனா, லேப்டாப் அல்லது குரல் ரெக்கார்டர்)
• பேட்ஜ்கள், தேவைப்பட்டால்
• கூட்டத்திற்கு தேவையான அனைத்து தகவல்களும் அடங்கிய தொகுப்புகள்
• சந்திப்பு பங்கேற்பாளர்களுக்கான நோட்பேட்கள் மற்றும் பேனாக்கள் / பென்சில்கள்
• குளிர்பானம்