வணிக கடிதம் எழுதுவது எப்படி (புகைப்படத்துடன்) - குறிப்புகள்

உள்ளடக்கம்

படிகள்
ஆலோசனை
எச்சரிக்கை

தொழில்முறை மற்றும் பணிவான வேலை கடிதம் எழுத வேண்டுமா? பெரும்பாலான பணிச் செய்திகள் முன்பே வடிவமைக்கப்பட்டவை மற்றும் நகலெடுக்க எளிதானவை, நீங்கள் செய்தியின் உள்ளடக்கத்தை மாற்ற வேண்டும். வணிக அஞ்சலில் எப்போதும் தேதி, அனுப்புநர் பற்றிய தகவல், பெறுநர் மற்றும் செய்தியின் உடலில் சில பத்திகள் இருக்க வேண்டும். நீங்கள் ஒரு படத்தை எழுத விரும்புகிறீர்கள், தயவுசெய்து கீழே உள்ள படிகளைப் பின்பற்றி, உங்கள் நிறுவனத்தின் தரத்துடன் பொருந்த தேவையான புள்ளிகளை சரிசெய்யவும்.

படிகள்

4 இன் பகுதி 1: செய்தி திறக்கிறது

வடிவமைப்பைப் புரிந்து கொள்ளுங்கள். உங்கள் கடிதம் எதைப் பற்றியது என்பது முக்கியமல்ல, நீங்கள் பின்பற்ற வேண்டிய கடிதத்தின் தோற்றத்திற்கு சில தரநிலைகள் உள்ளன. வணிக கடிதங்களை ஏரியல் அல்லது டைம்ஸ் நியூ ரோமன் போன்ற பிரபலமான எழுத்துருவில் தட்டச்சு செய்து எழுத வேண்டும். செய்திகளில் உள்ள பத்திகளை கைமுறையாக முன்னிலைப்படுத்த வேண்டும். அதாவது "திரும்ப" விசையை இரண்டு முறை தட்டச்சு செய்வதன் மூலம் புதிய பத்தியைத் தொடங்குவீர்கள். பத்திகளை முன்னிலைப்படுத்த உள்தள்ளல் கட்டளையைப் பயன்படுத்த வேண்டாம்.
- அனைத்து விளிம்புகளிலும் விளிம்பை சுமார் 2 செ.மீ.
- பிரபலமான எழுத்துருக்களிலும் மின்னஞ்சல் எழுதப்பட வேண்டும். பணி அஞ்சலில் கருப்பு மற்றும் வெள்ளை தவிர, கையெழுத்தை பிரதிபலிக்கும் அல்லது வண்ணமயமான எழுத்துருக்களைப் பயன்படுத்த வேண்டாம்.
சரியான காகித வகையைத் தேர்வுசெய்க. வேலை கடிதம் 22cm x 28cm காகித அளவு (“கடித அளவு”) இல் அச்சிடப்பட வேண்டும். நீங்கள் அமெரிக்காவில் இல்லை என்றால், நீங்கள் A4 அளவு காகிதத்தைப் பயன்படுத்தலாம். சில நீண்ட ஒப்பந்தங்களை 22cm x 36cm ("சட்ட அளவு") தாளில் அச்சிடலாம்.
- அஞ்சல் அனுப்ப நீங்கள் அச்சிட்டால், அதை நிறுவனத்தின் லெட்டர்ஹெட்டில் அச்சிட வேண்டும். இது கடிதத்திற்கு மிகவும் தொழில்முறை தோற்றத்தை அளிக்கிறது, மேலும் உங்கள் நிறுவனத்தின் லோகோ மற்றும் தொடர்பு தகவல்களையும் வழங்குகிறது.
உங்கள் நிறுவனம் பற்றிய தகவல்களை வழங்கவும். நிறுவனத்தின் பெயர் மற்றும் முகவரியை வழங்கவும், அதில் முகவரியின் ஒவ்வொரு பகுதியும் வெவ்வேறு வரியில் எழுதப்படும். நீங்கள் ஒரு உரிமையாளர் அல்லது சுயதொழில் செய்பவராக இருந்தால், நிறுவனத்தின் பெயரை உங்கள் சொந்த பெயருடன் மாற்றவும் அல்லது அதற்கு மேல் உங்கள் பெயரை எழுதவும்.
- உங்கள் நிறுவனத்திற்கு முன்பே வடிவமைக்கப்பட்ட லெட்டர்ஹெட் இருந்தால், நிறுவனத்தின் பெயர் மற்றும் முகவரியைத் தட்டச்சு செய்வதற்குப் பதிலாக அதைப் பயன்படுத்தலாம்.
- முகவரியை நீங்களே தட்டச்சு செய்தால், நீங்கள் மற்றும் உங்கள் நிறுவனத்தின் விருப்பங்களைப் பொறுத்து, பக்கத்தின் மேல் வலது-சீரமைக்க அல்லது இடது-சீரமைக்க வேண்டும்.
- நீங்கள் சர்வதேச அளவில் அஞ்சல் அனுப்புகிறீர்கள் என்றால், நாட்டின் பெயரை பெரிய எழுத்துக்களில் தட்டச்சு செய்க.
தேதியைச் சேர்க்கவும். முழு தேதி எழுதுவது மிகவும் தொழில்முறை தேர்வாகும். உதாரணமாக, நீங்கள் "ஏப்ரல் 1, 2012" அல்லது "ஏப்ரல் 1, 2012" என்று எழுதலாம். தேதி நியாயப்படுத்தப்பட வேண்டும், அனுப்புநரின் முகவரிக்கு கீழே சில வரிகள்.
- உங்கள் கடிதம் சில நாட்களுக்குள் எழுதப்பட்டிருந்தால், நீங்கள் கடிதத்தை முடித்த தேதியை விடுங்கள்.
பெறுநரின் தகவல்களை வழங்கவும். பெறுநரின் முழு பெயர், தலைப்பு (ஏதேனும் இருந்தால்), நிறுவனத்தின் பெயர் மற்றும் அஞ்சல் முகவரி ஆகியவற்றை எழுதி, இந்த தகவலை தனி வரிகளாக பிரிக்கவும். தேவைப்பட்டால், குறிப்பு எண்ணைச் சேர்க்கவும். பெறுநரின் தகவல்கள் தேதிக்குக் கீழே சில வரிகளால் நியாயப்படுத்தப்பட வேண்டும்.
- அடையாளம் காணப்பட்ட ஒருவருக்கு கடிதம் அனுப்புவது சிறந்தது. இந்த வழியில் நீங்கள் செய்தியை அனுப்பும் நபர் உங்கள் செய்திக்கு பதிலளிக்க முடியும். நீங்கள் யாருக்கு அஞ்சல் அனுப்ப வேண்டும் என்ற நபரின் பெயர் உங்களுக்குத் தெரியாவிட்டால், கொஞ்சம் சரிபார்க்கவும். நபரின் சரியான பெயர் மற்றும் தலைப்பைக் கேட்க நீங்கள் அவர்களின் நிறுவனத்தை அழைக்கலாம்.
வாழ்த்து ஒன்றைத் தேர்வுசெய்க. ஒரு வாழ்த்து என்பது செய்தியைப் பெறுபவருக்கு மரியாதைக்குரிய ஒரு புள்ளியாகும், எந்த வாழ்த்து பயன்படுத்தப்படுகிறது என்பது நீங்கள் செய்தியை அனுப்பும் நபரை உங்களுக்குத் தெரியுமா, நீங்கள் அவர்களுக்கு எவ்வளவு நன்றாகத் தெரியும், எவ்வளவு புனிதமானவர் . பின்வரும் விருப்பங்களை நீங்கள் பரிசீலிக்கலாம்:
- "இது யாருக்கு கவலை அளிக்கக்கூடும்" (சம்பந்தப்பட்டவர்களுக்கு) எப்போது மட்டுமே யார், குறிப்பாக நீங்கள் யாருக்கு செய்தி அனுப்ப விரும்புகிறீர்கள் என்பது உங்களுக்குத் தெரியாது.
- உங்கள் அஞ்சலைப் பெறுபவர் உங்களுக்குத் தெரியாவிட்டால், "அன்புள்ள ஐயா / மேடம்" (அன்புள்ள ஐயா / மேடம் ") தொடங்கி ஒரு பாதுகாப்பான வழி.
- நீங்கள் பெறுநரின் தலைப்பு மற்றும் பெயரையும் பயன்படுத்தலாம், எடுத்துக்காட்டாக "அன்புள்ள டாக்டர் ஸ்மித்" (அன்புள்ள பேராசிரியர் ஸ்மித்).
- அஞ்சலைப் பெறுபவரை நீங்கள் நன்கு அறிந்திருந்தால், அவர்களுடன் நெருங்கிய உறவைக் கொண்டிருந்தால், நீங்கள் அவர்களை "அன்புள்ள சூசன்" போன்ற பெயரால் அழைக்கலாம்.
- செய்தியைப் பெறுபவரின் பாலினம் குறித்து உங்களுக்குத் தெரியாவிட்டால், முழு பெயரையும் தட்டச்சு செய்க, எ.கா. "அன்புள்ள கிரிஸ் ஸ்மித்" (ஹலோ கிரிஸ் ஸ்மித்).
- வாழ்த்துக்குப் பிறகு கமாவைத் தட்டச்சு செய்ய மறக்காதீர்கள் அல்லது "யாருக்கு இது கவலைப்படலாம்" என்பதற்குப் பிறகு பெருங்குடல்.
விளம்பரம்

4 இன் பகுதி 2: செய்தி உள்ளடக்கத்தை எழுதுதல்

நேராக பிரச்சினைக்கு. நேரம் என்பது பணம், அதிகபட்சம் சொல்வது போல், பெரும்பாலான தொழில்முனைவோர் நேரத்தை வீணாக்குவதை வெறுக்கிறார்கள். எனவே, கடிதத்தின் உள்ளடக்கம் சுருக்கமாகவும் தொழில் ரீதியாகவும் வழங்கப்பட வேண்டும். ஒரு கடிதத்தை எழுதுங்கள், பெறுநர் அதை நேராகப் பெறுவதன் மூலமும், முதல் பத்தியில் உங்கள் கருத்தை சுருக்கமாகக் கூறுவதன் மூலமும் விரைவாகப் படிக்க முடியும். எடுத்துக்காட்டாக, நீங்கள் எப்போதுமே "நான் உங்களைப் பற்றி எழுதுகிறேன் ..." (நான் அவருக்கு எழுதுகிறேன் ...) என்று தொடங்கி அங்கிருந்து தொடங்கலாம்.
- கடினமான மொழி, பெரிய ஜப்கள் அல்லது நீண்ட, சுற்று வாக்கியங்களைப் பயன்படுத்த வேண்டாம் - நீங்கள் சொல்ல வேண்டியதை முடிந்தவரை சுருக்கமாகவும் தெளிவாகவும் தொடர்பு கொள்ள வேண்டும்.
- அதை நம்பிக்கையுடன் வெளிப்படுத்துங்கள். ஒரு கடிதத்தை எழுதுவதன் பெரும்பாலான நோக்கம் வாசகரை ஏதாவது செய்ய தூண்டுவதாகும்: அவர்களின் மனதை மாற்றிக்கொள்ளுங்கள், ஒரு தவறை சரிசெய்யவும், பணத்தை அனுப்பவும் அல்லது சில நடவடிக்கை எடுக்கவும். நீங்கள் விரும்பியதைச் செய்ய செய்தியைப் பெறுபவரை வற்புறுத்த முயற்சிக்கவும்.
நபர் பிரதிபெயரைப் பயன்படுத்தவும். வெறுமனே, உங்கள் கடிதத்தில் "நான்" (நான்), "நாங்கள்" (நாங்கள்) மற்றும் "நீங்கள்" (நீங்கள்) என்ற பிரதிபெயர்களைப் பயன்படுத்த வேண்டும். இதை "நான்" (நான்) என்று விவரித்து வாசகரை "நீங்கள்" (நண்பர் / தாத்தா / பாட்டி / சகோதரர் / சகோதரி) என்று அழைக்கவும்.
- நீங்கள் ஒரு நிறுவனத்தின் சார்பாக எழுதுகிறீர்கள் என்பதை நினைவில் கொள்க. உங்கள் நிறுவனத்தின் வளர்ச்சிக்கான வாய்ப்புகளை நீங்கள் வழங்கினால், நீங்கள் நிறுவனத்தின் சார்பாக பேசுவதை வாசகர்களுக்கு தெரியப்படுத்த "நாங்கள்" (எங்களை) பயன்படுத்த வேண்டும். உங்கள் தனிப்பட்ட கருத்தைப் பற்றி நீங்கள் எழுதினால், “நான்” (என்னை) பயன்படுத்தவும்.
தெளிவாகவும், சுருக்கமாகவும், சுருக்கமாகவும் எழுதுங்கள். நீங்கள் என்ன சொல்ல விரும்புகிறீர்கள் என்பதை உங்கள் வாசகர்களுக்குத் தெரியப்படுத்துங்கள். உங்கள் செய்தியின் உள்ளடக்கம் தெளிவாக இருந்தால் மட்டுமே வாசகர்கள் உங்கள் செய்திக்கு விரைவாக பதிலளிப்பார்கள். குறிப்பாக, உங்கள் கடிதத்திற்கு வாசகர்கள் முடிவுகளை எடுக்க அல்லது நடவடிக்கை எடுக்க விரும்பினால், அவர்களிடம் சொல்லுங்கள். உங்கள் ஆய்வறிக்கையை மிகக் குறுகிய முறையில் விளக்குங்கள்.
செயலில் வாக்கியங்களைப் பயன்படுத்தவும். ஒரு சூழ்நிலையை விவரிக்கும்போது அல்லது வேண்டுகோள் விடுக்கும்போது, செயலற்றதை விட செயலில் பயன்படுத்தவும். செயலற்ற வாக்கியங்கள் உங்கள் கடிதத்தை தெளிவற்றதாக மாற்றலாம் அல்லது சம்பந்தப்பட்ட நபரைக் குறிப்பிடவில்லை. கூடுதலாக, செயலில் உள்ள வாக்கியம் நெறிப்படுத்தப்பட்ட மற்றும் மிகவும் நேரடியானது. உதாரணத்திற்கு:
- செயலற்ற வாக்கியம்: சன்கிளாஸ்கள் அவற்றின் ஆயுள் குறித்து வடிவமைக்கப்படவில்லை அல்லது தயாரிக்கப்படவில்லை.
- செயல்திறன்மிக்க அறிக்கை: உங்கள் நிறுவனம் சன்கிளாஸை அவற்றின் ஆயுள் பொருட்படுத்தாமல் வடிவமைத்து தயாரிக்கிறது.
சரியான மனதுடன் இருங்கள். கடிதங்கள் மனிதர்களால் எழுதப்பட்டு மனிதர்களுக்கு உரையாற்றப்படுகின்றன, எனவே முடிந்தால் கடுமையான எழுத்துக்களைத் தவிர்க்கவும். தனிப்பட்ட அல்லாத கடிதம் மற்றும் திறந்த தன்மை இல்லாத நிலையில் நீங்கள் ஒரு புதிய உறவை உருவாக்க முடியாது. இருப்பினும், "உங்களுக்குத் தெரியும்" (உங்களுக்குத் தெரியும்), "அதாவது" (அதாவது) அல்லது "வன்னா" (செய்ய விரும்புகிறேன் - 'விரும்புவதை' சுருக்கவும்) போன்ற சொற்றொடர்களைப் பயன்படுத்துவதைத் தவிர்க்கவும். பெரிய '). உங்கள் தொனியை தீவிரமாக ஆனால் நட்பாகவும் உற்சாகமாகவும் வைத்திருங்கள்.
- பெறுநரை நீங்கள் நன்கு அறிந்திருந்தால், முறைசாரா முறையில் அவர்களுக்கு ஒரு நல்ல வாழ்த்துக்கள் இருக்க வேண்டும்.
- உங்களை எந்த அளவிற்கு வெளிப்படுத்த வேண்டும் என்பதை தீர்மானிக்கும்போது உங்கள் சொந்த தீர்ப்பைப் பயன்படுத்துங்கள். சில நேரங்களில் ஒரு சிறிய நகைச்சுவை ஒரு வெற்றிகரமான ஒப்பந்தத்தை செய்ய உங்களுக்கு உதவும், ஆனால் அதை கேலி செய்யும் போது கவனமாக இருங்கள்.
கண்ணியமான, மரியாதையான. புகார் செய்ய அல்லது கவலைகளை வெளிப்படுத்த நீங்கள் ஒரு கடிதம் எழுதினாலும், நீங்கள் இன்னும் கண்ணியமாக இருக்க முடியும். ரிசீவரின் காலணிகளில் உங்களை நீங்களே வைத்துக் கொள்ளுங்கள், நீங்கள் கொண்டு வரும் எந்த யோசனைகளையும் கொண்டு வாருங்கள், நீங்கள் எப்போதும் உற்சாகமாகவும் உதவ தயாராக இருப்பதையும் வாசகர்கள் பார்க்க விவேகமான முறையில்.
- உதாரணமாக, நீங்கள் இதைப் போன்ற கடுமையான புகாரைச் செய்யலாம்: “உங்கள் சன்கிளாஸ்கள் மோசமானவை என்று நான் நினைக்கிறேன், அவற்றை நான் ஒருபோதும் வாங்க மாட்டேன்.” இருப்பினும், நீங்கள் மிகவும் மரியாதையான முறையில் எழுதலாம்: “ உங்கள் நிறுவனத்தின் சன்கிளாசஸ் தயாரிப்பு குறித்து நான் ஏமாற்றமடைகிறேன், எதிர்காலத்தில் வேறு எங்கும் கண்ணாடிகளை வாங்க திட்டமிட்டுள்ளேன்.
கூடுதல் பக்கங்களுக்கு “இரண்டாவது பக்கம்” தலைப்பு வார்ப்புருவைப் பயன்படுத்தவும். பெரும்பாலான வணிக கடிதங்கள் ஒரு பக்கத்தில் குறுகியதாக இருக்க வேண்டும். ஆனால் நீங்கள் பேசும் பிரச்சினை ஒரு ஒப்பந்தம் அல்லது சட்ட சிக்கலைப் போல நீண்டதாக இருந்தால், உங்களுக்கு இன்னும் சில பக்கங்கள் தேவைப்படலாம். "இரண்டாவது பக்கம்" லெட்டர்ஹெட் வார்ப்புருவைப் பயன்படுத்தவும், இது வழக்கமாக சுருக்கமான முகவரியையும் முதல் பக்கத்தின் லெட்டர்ஹெட்டின் அதே காகித வகையையும் கொண்டுள்ளது.
- இரண்டாவது மற்றும் அடுத்தடுத்த பக்கங்களுடன் பக்கத்தின் மேற்புறத்தில் பக்க எண். நீங்கள் பெறுநரின் பெயர்களையும் தேதிகளையும் சேர்க்கலாம்.
உள்ளடக்க சுருக்கம். இறுதி பத்தியில், முக்கிய புள்ளிகளைச் சுருக்கமாகக் கூறி, உங்கள் செயல் திட்டத்தில் உள்ள படிகளை அல்லது செய்தியைப் பெறுபவரிடமிருந்து என்ன எதிர்பார்க்கலாம் என்பதைத் தெளிவாகக் கூறுங்கள். கேட்க அல்லது பேச பெறுநர் உங்களை தொடர்பு கொள்ளலாம் என்பதை நினைவில் கொள்க, கடிதம் மற்றும் உங்கள் பிரச்சினை குறித்த அவர்களின் ஆர்வத்திற்கு நன்றி. விளம்பரம்

4 இன் பகுதி 3: கடிதங்களை முடித்தல்

முடிவடையும் வாக்கியத்தைத் தேர்வுசெய்க. இறுதி வாக்கியம், ஒரு வாழ்த்து போன்றது, பெறுநரின் மரியாதையையும் கடிதத்தின் தனித்துவத்தின் அளவையும் நிரூபிக்கிறது. "உங்களுடைய நேர்மையானது" அல்லது "உண்மையுள்ளவர்" என்பது பொதுவாக பாதுகாப்பான தேர்வாகும்; "அன்புடன்", "மரியாதையுடன்" (வாழ்த்துக்கள்), "அன்புடன்" மற்றும் "உங்களுடையது உண்மையிலேயே" (உண்மையுள்ள) போன்ற பிற விருப்பங்களை நீங்கள் கருத்தில் கொள்ளலாம். "ஆல் தி பெஸ்ட்", "பெஸ்ட் வாழ்த்துக்கள்" (வாழ்த்துக்கள்) போன்ற சற்றே குறைவான முறையான மற்றும் தொழில்முறை முடிவையும் நீங்கள் தேர்வு செய்யலாம். , "அன்புடன்" மற்றும் "நன்றி" மற்றும் "நன்றி". வாக்கியத்திற்குப் பிறகு காற்புள்ளிகளைப் பயன்படுத்தவும்.
அடையாளம். நான்கு வரிகளை காலியாக விடவும், பின்னர் கையொப்பமிடவும். கடிதத்தை அச்சிட்ட பிறகு உங்கள் கையொப்பத்தில் கையொப்பமிடுங்கள் அல்லது நீங்கள் மின்னஞ்சல் செய்தால், உங்கள் கையொப்ப படத்தை ஸ்கேன் செய்து செய்தியின் இந்த பகுதியில் ஒட்டவும். கையொப்பத்திற்கு நீலம் அல்லது கருப்பு மை தேர்வு செய்ய வேண்டும்.
- ஒருவரின் சார்பாக நீங்கள் ஒரு கடிதத்தில் கையெழுத்திட்டால், உங்கள் கையொப்பத்தின் முன் “pp:” என்று எழுதுங்கள். "பிபி" என்பது "பெர் ப்ரொகுரேஷன்" ("ஏஜென்சி மூலம்" அல்லது "சார்பாக" போன்றது).
உங்கள் பெயர் மற்றும் தொடர்புத் தகவலைத் தட்டச்சு செய்க. உங்கள் கையொப்பத்தின் அடியில், உங்கள் முழு பெயர், தலைப்பு, தொலைபேசி எண், மின்னஞ்சல் முகவரி மற்றும் சாத்தியமான தொடர்பு முறைகள் என தட்டச்சு செய்க. ஒவ்வொரு தகவலும் தனி வரியில் எழுதப்பட்டுள்ளது.
தட்டச்சு செய்பவரின் சுருக்கத்தைச் சேர்க்கவும். உங்களைத் தவிர வேறு யாராவது கடிதத்தைத் தட்டச்சு செய்தால், இந்த நபரின் முதலெழுத்துக்களை கையொப்பத்தின் கீழ் சேர்க்க வேண்டும். சில நேரங்களில், கடிதம் எழுதிய நபரின் முதலெழுத்துக்கள் சேர்க்கப்பட்டன. எனவே, கடிதத்தை எழுதிய நபருக்கும் கடிதத்தை தட்டச்சு செய்தவருக்கும் இடையில் வேறுபாடு காண்பது முக்கியம்.
- எடுத்துக்காட்டாக, நீங்கள் தட்டச்சுப்பொறியின் முதலெழுத்துக்களைச் சேர்த்திருந்தால், அவற்றை சிறிய எழுத்துக்களில் எழுதுங்கள்: எம்.ஜே.
- நீங்கள் எழுத்தாளரின் சுருக்கங்களைச் சேர்த்தால், அவற்றை பெரிய எழுத்துக்களிலும், தட்டச்சுப்பொறியின் சுருக்கத்தை சிறிய எழுத்திலும் எழுதுங்கள்: RW: mj. இரண்டு சுருக்கங்களுக்கிடையில் ஒரு குறைப்பை நீங்கள் பயன்படுத்தலாம்: RW / mj.
இணைக்கப்பட்ட ஆவணங்களைக் கவனியுங்கள். பெறுநரைப் பார்க்க நீங்கள் ஒரு ஆவணத்தை இணைக்கிறீர்கள் என்றால், ஆவணத்தின் எண் மற்றும் வகையைக் குறிப்பிடுவதன் மூலம், உங்கள் தொடர்புத் தகவலுக்குக் கீழே சில வரிகளைக் குறிக்கவும். எடுத்துக்காட்டாக, நீங்கள் எழுதலாம்: "இணைப்புகள் (2): விண்ணப்பம், சிற்றேடு" ("இணைப்பு (2): விண்ணப்பம், சிற்றேடு").
- நீங்கள் “இணைப்புகளை” “இணைப்புகள்” என்றும் சுருக்கலாம். அல்லது "Enc.".
பெறுநர்களைச் சேர்க்கவும். கடிதத்தின் நகலை வேறொரு நபருக்கு அனுப்பினால், இந்த நபரின் பெயரை கடிதத்தில் சேர்க்க வேண்டும். "இணைப்புகள்" என்ற வரியின் கீழ் "சிசி:" எனத் தட்டச்சு செய்வதன் மூலம் நீங்கள் சிறுகுறிப்பு செய்யலாம், "சிசி" என்பது "மரியாதை நகல்" என்பதைக் குறிக்கிறது, நபரின் பெயர் மற்றும் தலைப்புடன் ("சிசி" கார்பன் காகிதத்தில் கடிதம் தட்டச்சு செய்யும்போது "கார்பன் நகல்" (கார்பன் நகல்)).
- எடுத்துக்காட்டாக, எழுதுங்கள்: "சி.சி: மேரி ஸ்மித், சந்தைப்படுத்தல் துணைத் தலைவர்" ("அன்பே: மேரி ஸ்மித், துணை சந்தைப்படுத்தல் மேலாளர்").
- நீங்கள் மற்றொரு பெறுநரைச் சேர்க்க விரும்பினால், இரண்டாவது நபரின் பெயரை முதல் நபரின் பெயருக்குக் கீழே தட்டச்சு செய்க, அதற்கு "cc:" தேவையில்லை.
விளம்பரம்

4 இன் பகுதி 4: முடிந்தது

உங்கள் செய்தியைத் திருத்தவும். ஒரு தொழில்முறை கடித எழுத்தாளரின் தோற்றம் முக்கிய உறுப்பு. கடிதத்தில் உள்ள சிறிய குறைபாடுகளை சரிசெய்வதன் மூலம் நீங்கள் திறமையானவர் மற்றும் பொறுப்புள்ளவர் என்பதை நிச்சயமாக வாசகர் எளிதாகக் காண்பார். வார்த்தையில் எழுத்துப்பிழை சரிபார்க்க கட்டளை எழுத்துப்பிழை இயக்கலாம், ஆனால் அனுப்புவதற்கு முன்பு கடிதத்தை கவனமாகப் படிப்பதன் மூலமும் சரிபார்க்கலாம்.
- கடிதம் தெளிவாகவும் சுருக்கமாகவும் இருந்ததா என்று ஆச்சரியமாக இருக்கிறது. மூன்று அல்லது நான்கு வாக்கியங்களுக்கு மேல் நீளம் கொண்ட ஒரு பத்தி உள்ளதா? அப்படியானால், தேவையற்ற பத்திகளை நீக்க முடியுமா?
- கடிதம் மிகவும் முக்கியமானது என்றால், அதை விரைவாக சரிபார்க்க ஒரு நண்பர் அல்லது சக ஊழியரிடம் கேட்கலாம். சில நேரங்களில் படிக்க சில வினாடிகள் எடுத்துக்கொள்வது தவறுகளை அல்லது நீங்கள் பார்த்திராத விகாரமான வார்த்தை பயன்பாட்டைக் கண்டறிய உதவும்.
பிரதான அஞ்சல் வேண்டாம். செய்தியில் பல பக்கங்கள் இருந்தால், செய்தியை அடுக்கி வைப்பதைத் தவிர்க்கவும். பக்கங்கள் சரியாக வரிசையாக இருப்பதை உறுதிப்படுத்த விரும்பினால், மேல் இடதுபுறத்தில் உள்ள காகிதக் கிளிப்பைப் பயன்படுத்தவும்.
அஞ்சல். நீங்கள் அஞ்சல் செய்தால், வணிக உறை பயன்படுத்தவும். உங்கள் நிறுவனத்தின் லோகோவுடன் ஒரு உறை கிடைத்தால், அதைப் பயன்படுத்தவும். திரும்பும் முகவரி மற்றும் பெறுநரின் முகவரியை தெளிவாக அச்சிடுக. கடிதத்தை மூன்று பகுதிகளாக மடியுங்கள், இதனால் பெறுநர் செய்தியைத் திறக்கும்போது, செய்தியின் முதல் பகுதி மேலே மடிந்து பின்னர் கீழ் மடிப்புக்கு திறக்கும். உங்களிடம் போதுமான முத்திரைகள் இருப்பதை உறுதிசெய்து பின்னர் அனுப்பவும்.
- கையால் எழுதப்பட்ட முகவரி மங்கலானது மற்றும் உங்கள் தொழில்முறை பாணியுடன் பொருந்தவில்லை என நீங்கள் நினைத்தால், முகவரியை வார்த்தையில் தட்டச்சு செய்து, உறை அச்சுப்பொறியில் வைத்து உறை மீது முகவரியை அச்சிடுங்கள்.
- கடிதம் மிகவும் முக்கியமானது மற்றும் / அல்லது அவசரமானது என்றால், நீங்கள் அதை கூரியர் வழியாக அனுப்ப வேண்டும்.
- நீங்கள் மின்னஞ்சல் வழியாக செய்தியை அனுப்ப விரும்பினால், அதை HTML வடிவத்திற்கு மாற்றவும் அல்லது வடிவமைப்பை வைத்திருக்க செய்தியை PDF ஆக சேமிக்கவும். காகித அஞ்சல் சிறந்தது.
விளம்பரம்

ஆலோசனை

கடிதங்களில் கையொப்பமிட நல்ல பேனாவைப் பயன்படுத்தவும்.
வேகமாக. அனுப்புநரின் கோரிக்கைக்கு ஒரு வாரத்திற்குள் நீங்கள் பதிலளிக்க முடியாவிட்டால், அதைப் பற்றி அவரிடம் அல்லது அவரிடம் சொல்லுங்கள், அவர்கள் உங்களிடமிருந்து ஒரு பதிலைப் பெறும்போது அவர்களுக்குத் தெரியப்படுத்துங்கள்.
நேர்மறைகளில் கவனம் செலுத்துங்கள். நீங்கள் செய்யக்கூடிய விஷயங்களைப் பற்றி பேசுங்கள், உங்களால் செய்ய முடியாத விஷயங்கள் அல்ல. எடுத்துக்காட்டாக, உங்களிடம் ஒரு பொருள் இல்லை என்றால், வாடிக்கையாளரின் ஆர்டரை நீங்கள் நிறைவேற்ற முடியாது என்று சொல்லாதீர்கள், அதற்கு பதிலாக, தயாரிப்பு பிரபலமானது என்று சொல்லுங்கள், எனவே உங்கள் பக்கம் கையிருப்பில் இல்லை. . நீங்கள் எப்போது அவர்களுக்கு தயாரிப்பு வழங்க முடியும் என்று அவர்களிடம் சொல்லுங்கள்.
நீங்கள் நிறைய உள்ளடக்கங்களைக் கொண்ட ஒரு கடிதத்தை எழுதினால், முதலில் அந்த விஷயங்களை பட்டியலிட வேண்டும்.
- நீங்கள் மறைக்க விரும்பும் எல்லாவற்றையும் பட்டியலிடுங்கள். ஆர்டர் பற்றி கவலைப்பட வேண்டாம்.
- ஒவ்வொரு உள்ளடக்கத்திற்கும், முக்கிய சொற்கள், எடுத்துக்காட்டுகள், வாதங்கள் மற்றும் உண்மைகளை பட்டியலிடுங்கள்.
- உங்கள் அவுட்லைனில் உள்ள உள்ளடக்கத்தை மதிப்பாய்வு செய்யுங்கள், இதனால் அவை உங்கள் நோக்கத்திற்கும் பார்வையாளர்களுக்கும் பொருத்தமானவை.
- தொடர்பில்லாத ஏதேனும் சிக்கல்களை வெட்டுங்கள்.
- தகவல்களை வாசகருக்குச் சிறந்த வரிசையில் அமைக்கவும்.

எச்சரிக்கை

முகஸ்துதி வாக்கியங்களுடன் கடிதங்களை எழுத வேண்டாம். ஒரு உண்மையான பாராட்டு ஏற்றுக்கொள்ளத்தக்கது, ஆனால் நீங்கள் அதை அதிகமாகச் செய்தால், வாசகர் உங்களது திறமையால் அல்ல, முகஸ்துதி செய்வதன் மூலம் நீங்கள் செயல்படுவதை உணருவார்.
மிகவும் கடுமையான மற்றும் திணிக்கும் தொனியைப் பயன்படுத்த வேண்டாம். ஒரு வணிக கடிதத்துடன் தொழில்முறை உறவை வலுப்படுத்த அல்லது தொடங்க முயற்சிக்கிறீர்கள் என்பதை நினைவில் கொள்க.