உள்ளடக்கம்

• படிகள்
• குறிப்புகள்
• எச்சரிக்கைகள்

அலுவலகத்தில் வேலை ஒழுங்காக ஒழுங்கமைக்க, கணக்கியல் மற்றும் ஆவணங்களை சேமிப்பதற்கான ஒரு பயனுள்ள அமைப்பை வைத்திருப்பது மிகவும் முக்கியம். ஆவணங்களை அணுகும் நபர்களின் எண்ணிக்கையைப் பொருட்படுத்தாமல், அனைவருக்கும் தேவையான ஆவணத்தைக் கண்டறியும் வகையில் அமைப்பு ஏற்பாடு செய்யப்பட வேண்டும். ஆவணங்களைப் பதிவுசெய்து சேமிப்பதற்கான அமைப்பு பயன்படுத்த கடினமாக இருந்தால், நீங்கள் அனைத்து ஆவணங்களையும் தாக்கல் செய்யும் அமைச்சரவையில் இழக்க நேரிடும் என்ற பயத்தில் கைவிடத் தொடங்குவீர்கள், இதன் விளைவாக உங்கள் மேசை காகிதக் குவியல்களால் சிதறடிக்கப்படும்.

படிகள்

1. 1 ஒரு தாக்கல் முறையைத் தேர்வு செய்யவும். அது எதுவாக இருந்தாலும், முதலில், அது தர்க்கரீதியாக இருக்க வேண்டும், இதனால் ஒவ்வொரு ஆவணத்தின் சரியான இருப்பிடத்தையும் நீங்கள் அறிவீர்கள். சாத்தியமான தீர்வுகள்:
   • அகரவரிசை. உங்கள் பெரும்பாலான ஆவணங்களில் வாடிக்கையாளர்கள், நோயாளிகள் அல்லது வாடிக்கையாளர்களின் பெயர்கள் இருந்தால் இந்த அமைப்பு சிறப்பாக செயல்படும்.
   • தலைப்பு அல்லது வகைகள்: பெரும்பாலான அமைப்புகள் தலைப்பு அல்லது வகையால் ஏற்பாடு செய்யப்படுகின்றன, சரியாக ஒழுங்கமைக்கப்பட்டால் அவை சிறப்பாக செயல்படுகின்றன, ஆனால் ஒழுங்காக ஒழுங்கமைக்கப்படாதபோது மிகவும் குழப்பமாக இருக்கிறது.
   • எண் / காலவரிசை. கொள்முதல் ஆர்டர்கள் அல்லது மருந்துகளைப் போன்ற எண்ணிடப்பட்ட அல்லது தேதியிட்ட ஆவணங்களுக்கு இந்த அமைப்பு சிறந்தது.
2. 2 பெட்டிகளைத் தாக்கல் செய்வதில் தொங்கும் கோப்புறைகளைப் பயன்படுத்தவும். தொங்கும் கோப்புறைகள் நீக்க முடியாதவை, அவை பெட்டிகளில் இருந்து நீங்கள் எடுக்கும் உறைகளுக்கு வைத்திருப்பவர்களாக செயல்படுகின்றன.
3. 3 ஆவணங்களை அடுக்குகளாக வகைப்படுத்தவும். அடுக்கு 5 செமீ உயரத்திற்கு மேல் இருந்தால், அதை துணைப்பிரிவுகளாக பிரிக்கவும். ஸ்டாக் மிகவும் குறைவாக இருந்தால், அதை மற்றொரு ஸ்டாக்கோடு இணைத்து மறுபெயரிடுங்கள். அடுக்குகளின் பெயர்கள் நீங்கள் ஒரு குறிப்பிட்ட ஆவணத்தை அனுப்ப விரும்புகிறீர்கள் என்பதை எளிதில் தீர்மானிக்க அனுமதிக்கும்.
4. 4 ஒவ்வொரு அடுக்கையும் ஒரு காகித உறையில் வைத்து தெளிவாக லேபிளிடுங்கள். உங்கள் ஆவணங்களுக்கு தூய்மையான தோற்றத்தைக் கொடுக்க நடுங்குவதை விட மையப்படுத்தப்பட்ட தாவல் கோப்புறைகளைப் பயன்படுத்துவது நல்லது.
5. 5 தொங்கும் கோப்புறைகளில் உறைகளை வைக்கவும். பெரும்பாலான ஆவணங்களுக்கு, வழக்கமான தொங்கும் கோப்புறைகள் வேலை செய்யும், ஆனால் தடிமனான அல்லது துணைப்பிரிவு செய்யப்பட்ட ஆவணங்களுக்கு, தட்டையான அடிப்பகுதி கோப்புறைகளைப் பயன்படுத்தவும். நீங்கள் எந்த வரிசையிலும் கோப்புறைகளை ஏற்பாடு செய்யலாம், ஆனால் பொதுவாக இதற்கு அகரவரிசை அமைப்பு பயன்படுத்தப்படுகிறது.
6. 6 உறைகளின் அதே பெயர்களுடன் தொங்கும் கோப்புறைகளை லேபிளிடுங்கள். நீங்கள் செங்குத்து தாக்கல் செய்யும் அமைச்சரவையைப் பயன்படுத்தாவிட்டால், கோப்புறையின் இடது பக்கத்தில் அனைத்து பிளாஸ்டிக் தாவல்களையும் ஏற்பாடு செய்யவும். பிந்தைய வழக்கில், முன்பக்கத்தில் இருந்து பின்புறம் அல்லாமல் திறந்த டிராயரில் இடமிருந்து வலமாக கோப்புறைகளுடன், தாவல்களை வலதுபுறத்தில் வைக்கவும்.
7. 7 ஏற்கனவே உள்ள கோப்புறைகளுக்குச் சொந்தமில்லாத ஒரு ஆவணம் உங்கள் கைகளில் இருக்கும்போது நீங்கள் எப்போதும் ஒரு கோப்புறையை விரைவாகச் சேர்க்கும் வகையில் உதிரி கோப்புறைகள் மற்றும் உறைகளை தாக்கல் செய்யும் அமைச்சரவைக்கு அருகில் மடிக்க வேண்டும். மிகவும் அடர்த்தியான அல்லது மெல்லிய கோப்புறைகளைப் பயன்படுத்த வேண்டாம். ஆவணங்களை மறுசீரமைக்கும் போது கோப்புறை பெயர்களை மாற்ற நினைவில் கொள்ளுங்கள்.
8. 8 ஆண்டின் இறுதியில், அனைத்து கோப்புறைகளையும் அகற்றி, புதிய வகை காகிதக் கோப்புறைகளை அதே வகை பெயர்களுடன் லேபிளிட்டு, அவற்றை தாக்கல் செய்யும் பெட்டிகளில் வைக்கவும். உங்களுக்கு தேவையான சில ஆவணங்களை தற்போதைய கோப்புறைகளுக்கு மாற்ற பழைய கோப்புறைகள் வழியாக சென்று மீதமுள்ளவற்றை காப்பகத்திற்கு அனுப்பவும்.

குறிப்புகள்

• உங்கள் கோப்பு அமைச்சரவையை மிகவும் கவர்ச்சிகரமானதாக மாற்ற உங்கள் கணினியில் வண்ணக் குறிச்சொற்களை அச்சிடுவதன் மூலம் வண்ண-குறியிடப்பட்ட கோப்புறைகளை நீங்கள் விரும்பலாம். ஆனால் நீங்கள் மாற்றங்களைச் செய்ய வேண்டியிருக்கும் போது, ​​எடுத்துக்காட்டாக, ஒரு கோப்புறையைச் சேர்க்கவும், நீங்கள் சரியான நிறத்தின் கோப்புறைகள் தீர்ந்துவிட்டதைக் கண்டு விரக்தியடையலாம் மற்றும் கைமுறையாக கோப்புறையில் கையொப்பமிட வேண்டும். எளிமை என்பது பாதுகாப்பான விஷயம்.

எச்சரிக்கைகள்

• "இதர" என்று அழைக்கப்படும் ஒரு அடுக்கை உருவாக்க வேண்டாம், இல்லையெனில் இந்த ஆவணங்களை நீங்கள் வகைப்படுத்த முடியாது.
• ஒரு தாக்கல் முறையை ஏற்பாடு செய்த பிறகு, தாக்கல் செய்யும் அமைச்சரவையில் ஒழுங்கை வைத்திருங்கள். உங்கள் மேசையிலிருந்து ஆவணங்களை வரிசைப்படுத்தவும் அகற்றவும் ஒவ்வொரு நாளும் நேரம் ஒதுக்குங்கள். உங்கள் தாக்கல் செய்யும் அமைச்சரவையின் மேல் ஒரு ஆழமான ஆவணக் கூடையை வைப்பதற்கான சோதனையை எதிர்க்கவும், இல்லையெனில் நீங்கள் அதை நிரப்பி ஒரு குழப்பமான கிடங்கில் முடிப்பீர்கள்.