நிலை அறிக்கையை எழுதுங்கள்

உள்ளடக்கம்

அடியெடுத்து வைக்க
2 இன் பகுதி 1: உங்கள் அறிக்கையை அமைத்தல்
பகுதி 2 இன் 2: அனைத்தையும் ஒன்றாக இணைத்தல்

ஒரு நிலை அறிக்கை ஒரு வேலை போலத் தோன்றலாம், ஆனால் அதை எழுதுவது உண்மையில் நிர்வாகத்துடன் தொடர்புகொள்வதற்கான ஒரு நல்ல வாய்ப்பாக இருக்கும். நீங்கள் பணிபுரியும் திட்டத்தைப் பொருட்படுத்தாமல், திட்டத்தின் பட்ஜெட் மற்றும் முன்னேற்றத்தை விவரிக்கும் குறிப்பிட்ட விவரங்களை வழங்குவதில் கவனம் செலுத்த வேண்டும். மிக முக்கியமான தகவல்களை ஆரம்பத்தில் ஒரு சுருக்கத்தில் வைக்கவும். முடிவுகள் மற்றும் சவால்களின் அடிப்படையில் திட்டத்தை விவரிக்கும் முக்கிய விவரங்களுடன் தொடரவும். விஷயங்களை சுருக்கமாக ஆனால் தகவலறிந்ததாக வைத்திருங்கள் மற்றும் நிர்வாகம் மகிழ்ச்சியடைகிறது.

அடியெடுத்து வைக்க

2 இன் பகுதி 1: உங்கள் அறிக்கையை அமைத்தல்

செலவுகள் மற்றும் கால அட்டவணையில் கவனம் செலுத்துங்கள். நீங்கள் பணிபுரியும் திட்டத்தைப் பொருட்படுத்தாமல், பட்ஜெட் மற்றும் முன்னேற்றத்தின் அடிப்படையில் விஷயங்கள் எவ்வாறு நடக்கிறது என்பதை மேலாளர்கள் அறிய விரும்புகிறார்கள். திட்டம் எவ்வாறு நிதி ரீதியாக செயல்படுகிறது என்பது குறித்த தகவல்களை சேகரிக்கும் உங்கள் அறிக்கையை அமைக்கவும். கூடுதலாக, திட்டம் சரியான நேரத்தில் இயங்குகிறதா இல்லையா என்பது குறித்து சில கருத்துகளை தெரிவிக்கவும்.
பிரச்சினைகள் குறித்து நேர்மையாக இருங்கள். திட்ட செலவு மற்றும் முன்னேற்ற சிக்கல்கள் இருப்பதாக உங்களுக்குத் தெரிந்தால், அவற்றை மறைக்க வேண்டாம். அது பிற்காலத்தில் பெரிய பிரச்சினைகளுக்கு வழிவகுக்கும். அதற்கு பதிலாக, இந்த சிக்கல்கள் சிறப்பாக நடக்கும் விஷயங்களுடன் எவ்வாறு தொடர்புபடுகின்றன என்பதைப் பற்றி சிந்தியுங்கள்.
- எடுத்துக்காட்டாக, உங்கள் திட்டத்தில் 1,000 டி-ஷர்ட்களை $ 1,000 க்கு உற்பத்தி செய்து அனுப்பினால், நீங்கள் 300 ஐ மட்டுமே செய்திருக்கிறீர்கள், ஆனால் ஏற்கனவே $ 500 செலவிட்டிருந்தால் நீங்கள் கவலைப்படலாம்.
- நீங்கள் அட்டவணைக்கு இரண்டு நாட்களுக்கு முன்னால் உங்களைக் கண்டுபிடித்து அதைப் பற்றி கருத்துத் தெரிவிக்கலாம்.
சிக்கல்களுக்கான தீர்வுகளை வழங்குதல். நிலை அறிக்கையின் நோக்கத்தின் ஒரு பகுதி, அடுத்த படிகளை தீர்மானிக்க மேலாளருக்கு உதவுவதாகும். நீங்கள் கவனிக்கும் சில சிக்கல்களுக்கு தீர்வுகளை பரிந்துரைப்பதன் மூலம் நீங்கள் உதவலாம். நீங்கள் அறிக்கையை அமைக்கும்போது, உங்கள் தீர்வுகள் செலவுகள் மற்றும் முன்னேற்றத்திற்கு எவ்வாறு பொருத்தமானவை என்பது குறித்த குறிப்புகளை எடுத்துக் கொள்ளுங்கள்.
- எடுத்துக்காட்டாக, உங்கள் டி-ஷர்ட் வணிகம் அட்டவணைக்கு முன்னும், பட்ஜெட்டுக்கு பின்னால் இருந்தால், உற்பத்தியை அதிகரிப்பதற்கும் விஷயங்களை சமநிலைப்படுத்துவதற்கும் இது ஒரு காரணமாக நீங்கள் காணலாம்.

பகுதி 2 இன் 2: அனைத்தையும் ஒன்றாக இணைத்தல்

அறிக்கைக்கு ஒரு தலைப்பைக் கொடுங்கள். சுருக்கமான சுருக்கம், தலைப்பு மற்றும் தேதியுடன் உங்கள் எழுதப்பட்ட அறிக்கையைத் தொடங்கவும். நிலை அறிக்கைகள் குறுகியதாக இருக்க வேண்டும் என்பதால், அவை தனி தலைப்பு பக்கத்தில் இருக்க வேண்டியதில்லை. நீங்கள் மின்னஞ்சல் மூலம் அறிக்கையைச் சமர்ப்பிக்கிறீர்கள் என்றால், ஒரு தெளிவான விஷயத்தை வைத்திருப்பது போதுமானது, இதன் மூலம் மின்னஞ்சல் என்ன என்பதை உங்கள் மேலாளருக்குத் தெரியும்.
- “பார்க்கர் போக்குவரத்து ஆகஸ்ட் 2017 அறிக்கை” போன்றது நல்லது.
- எப்போதும் தரவை வழங்குவதன் மூலம் நீங்கள் எந்தக் காலத்தைப் புகாரளிக்கிறீர்கள் என்பது தெளிவாகிறது.
- உங்கள் நிறுவனம் குறிப்பிட்ட அறிக்கையிடல் வடிவங்களைப் பயன்படுத்தினால், நீங்கள் அவற்றையும் பயன்படுத்துகிறீர்கள் என்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள்.
சுருக்கத்துடன் தொடங்கவும். மேலாளர்கள் பிஸியாக இருப்பதால் மிக முக்கியமான தகவல்களை உடனடியாகப் பார்க்க வேண்டும். அறிக்கையின் ஆரம்பத்தில் ஒரு சில வரிகள் விஷயத்தின் இதயத்திற்குச் சென்று, பட்ஜெட் மற்றும் முன்னேற்றத்தின் அடிப்படையில் திட்டம் எவ்வாறு செல்கிறது என்பதை சுருக்கமாக விளக்குகிறது.
- அறிக்கையைப் படித்த முதல் நிமிடங்களில் உங்கள் மேலாளர் எல்லா தகவல்களையும் பார்க்கிறார் என்பதை உறுதிப்படுத்த முயற்சிக்கவும்.
- எடுத்துக்காட்டாக, “பார்க்கர் போக்குவரத்து தற்போது திட்டமிடலுக்கு முன்னதாகவே உள்ளது” போன்ற நேரடியான ஒன்றைக் கொண்டு உங்கள் அறிக்கையை இப்போதே தொடங்கலாம். நாங்கள் பட்ஜெட்டில் 50% செலவிட்டோம், 30% தயாரிப்பை உற்பத்தி செய்தோம். உற்பத்தியை விரைவுபடுத்துவதன் மூலம் செலவுகளைக் குறைக்க முடியும். ”
- ஆரம்பத்தில் அவர்கள் பார்ப்பதில் மேலாளர்கள் மகிழ்ச்சியாக இருந்தால், அவர்களுக்கு ஏற்கனவே போதுமான அளவு தெரிந்திருக்கலாம். ஒரு சிக்கலைக் குறிக்கும் சுருக்கத்தில் ஏதேனும் இருந்தால், அவர்கள் விரைவாக அங்கிருந்து தொடர்புடைய தகவல்களுக்கு அறிக்கையின் கீழே செல்லலாம்.
மிகவும் பொருத்தமான விவரங்களை வழங்கவும். மைல்கற்கள் மற்றும் முக்கிய தரவுகளில் கவனம் செலுத்தி, இதுவரை மிக முக்கியமான முடிவுகளை பட்டியலிடுங்கள். செயல்பாடுகளை விட முடிவுகளின் அடிப்படையில் உங்கள் மேலாளருக்கு தெரிவிக்கவும்.
- எடுத்துக்காட்டாக, “எங்கள் தயாரிப்புத் தலைவர்களான ஃபிராங்க் மற்றும் சாண்ட்ரா ஒரு நல்ல வேலையைச் செய்திருக்கிறார்கள். ஃபிராங்க் எப்போதுமே மிக விரைவாக இருக்கிறார், சாண்ட்ரா எப்போதுமே கடைசியாக வெளியேறுவார், எல்லாவற்றையும் சரியான நேரத்தில் தயாரிக்கிறோம் என்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள். ”
- அதற்கு பதிலாக, முக்கிய தரவை வலியுறுத்துங்கள்: "உற்பத்தித் தலைவர்கள் (ஃபிராங்க் மற்றும் சாண்ட்ரா) உற்பத்தி நேரத்தை ஒரு நாளைக்கு இரண்டு மணிநேரம் அதிகரித்துள்ளதால் நாங்கள் அட்டவணையை விட 20% முன்னிலையில் இருக்கிறோம்."
உண்மைகளை ஒழுங்கமைக்கவும். இங்கே நீங்கள் உங்கள் மேலாளரின் பாணிக்கு ஏற்ப அறிக்கையைத் தக்கவைத்துக் கொள்ளலாம். உங்கள் மேலாளரின் பணி முறை உங்களுக்குத் தெரிந்தால், அதற்கேற்ப அறிக்கையை மாற்றியமைக்கலாம். உங்களுக்குத் தெரியாவிட்டால், உங்களுக்கு நன்கு தெரிந்த பாணியில் குறுகிய, நேரடி சுருக்கத்தில் கவனம் செலுத்துங்கள்.
- உங்கள் மேலாளர் பெரிய கதையைப் பார்க்க விரும்பினால், நீங்கள் ஒரு அத்தியாயத்திற்கு "முடிவுகள்", மற்றொரு "சவால்கள்" மற்றும் மூன்றாவது "தீர்வுகள்" என்று பெயரிடலாம்.
- விஷயங்களை காலவரிசைப்படி பார்க்க விரும்பும் ஒரு மேலாளருக்கு, "இந்த வாரம் முன்னேற்றம்" என்ற அத்தியாயத்தை முயற்சிக்கவும், அதைத் தொடர்ந்து "அடுத்த படிகள்".
தோட்டாக்களைப் பயன்படுத்துங்கள். மேலாளர்களுக்குத் தேவையான தகவல்களை விரைவாகவும், எளிதாகப் படிக்கவும் வழங்க வேண்டும். முக்கிய தகவல்களைப் படிக்கவும் மறைக்கவும் பத்திகள் மிக நீளமாக உள்ளன. ஆனால் பட்டியல்களுடன் அறிக்கை மூலம் ஸ்கேன் செய்வது எளிது.
- உங்கள் மேலாளர் அல்லது நிறுவனம் முழுமையாக எழுதப்பட்ட அறிக்கையை குறிப்பாகக் கேட்டால், நீங்கள் நிச்சயமாக அந்த விருப்பத்தை நிறைவேற்ற வேண்டும்.
தேவைக்கேற்ப காட்சி கூறுகளைச் சேர்க்கவும். ஒரு திட்டம் எவ்வாறு நடக்கிறது என்பதை விளக்க காட்சி குறிப்புகளைச் சேர்ப்பது சில மேலாளர்கள் உதவியாக இருக்கும். எடுத்துக்காட்டாக, செலவுகளைப் பற்றி ஒரு புல்லட்டுக்கு அடுத்ததாக நீங்கள் ஒரு பச்சை விளக்கை வைக்கலாம், அது சரியாக நடந்தால், ஆனால் முன்னேற்றத்தைப் பற்றி ஒரு ஆரஞ்சு விளக்கு, நீங்கள் சற்று பின்னால் இருக்க வாய்ப்புள்ளது என்றால்.
உங்கள் மேலாளரிடம் சமர்ப்பிக்கும் முன் உங்கள் அறிக்கையை மதிப்பாய்வு செய்து திருத்தவும். எழுத்துப்பிழை தவறுகள் மற்றும் இயங்காத வாக்கியங்கள் ஒருபோதும் செல்லுபடியாகாது, குறுகிய, ஒப்பீட்டளவில் முறைசாரா நிலை அறிக்கையில் கூட இல்லை. மின்னணு எழுத்துப்பிழை மற்றும் இலக்கண சரிபார்ப்புகளை மட்டுமே நம்ப வேண்டாம். அறிக்கையை சுருக்கமாகவும் நேரடியாகவும் வைத்திருக்க, அகற்றக்கூடியவற்றைக் கவனியுங்கள் (தேவையற்ற வினையுரிச்சொற்கள் மற்றும் உரிச்சொற்கள் போன்றவை).
- எடுத்துக்காட்டாக, "ஆகஸ்ட் விற்பனை சிறப்பாக நடைபெறுகிறது, இன்னும் சிறந்த மாதம், மேரி மற்றும் சாமின் உண்மையிலேயே சிறந்த முயற்சிகளுக்கு நன்றி" போன்ற சொற்றொடர்களைத் தவிர்க்கவும்.
- இதை நீங்கள் இன்னும் சுருக்கமாகச் சொல்லலாம்: "ஆகஸ்ட் விற்பனை இன்னும் சிறந்தது, மேரி மற்றும் சாமின் கடின உழைப்புக்கு நன்றி."
உங்களிடம் வேறு வழிமுறைகள் இல்லையென்றால் மாதத்திற்கு ஒரு முறையாவது புகாரளிக்கவும். வாராந்திர அல்லது இரு வாரங்கள் போன்ற ஒரு குறிப்பிட்ட காலக்கெடுவின் படி நிலை அறிக்கைகளை வழங்க உங்கள் நிறுவனம் உங்களிடம் கேட்கலாம். உங்கள் மேலாளருக்குத் தெரிவிக்க மாதத்திற்கு ஒரு முறையாவது புகாரளிப்பது பொதுவாக நல்லது. நிலை அறிக்கைகள் எப்போது இருக்க வேண்டும் என்று உங்களுக்குத் தெரியாவிட்டால் அவரைத் தொடர்பு கொள்ளுங்கள்.
- உங்கள் மேலாளர் அடிக்கடி அறிக்கைகளைப் பெற விரும்பினால், நீங்கள் கேட்டபடி நிச்சயமாக செய்வீர்கள்.