உள்ளடக்கம்

• அடியெடுத்து வைக்க
• 2 இன் பகுதி 1: வணிக கடிதத்தை வரைதல்
• பகுதி 2 இன் 2: வணிகக் கடிதம் எழுதுதல்
• உதவிக்குறிப்புகள்

நீங்கள் ஒரு வணிகத்தை நடத்தும்போது, ​​உங்கள் வாடிக்கையாளர்களுக்கு கடிதங்களை எழுத வேண்டியிருக்கும். புதிய நிகழ்வுகள் அல்லது சிறப்பு சலுகைகள் பற்றி நீங்கள் அவர்களிடம் சொல்ல வேண்டியிருக்கலாம், அல்லது உங்கள் வணிகத்தின் சார்பாக புகார் உள்ள வாடிக்கையாளருக்கு நீங்கள் பதிலளிக்க வேண்டியிருக்கலாம். உங்கள் கடிதத்திற்கான காரணம் எதுவாக இருந்தாலும், எப்போதும் ஒரு தொழில்முறை தொனியைப் பயன்படுத்துங்கள்.

அடியெடுத்து வைக்க

2 இன் பகுதி 1: வணிக கடிதத்தை வரைதல்

1. தொழில்முறை லெட்டர்ஹெட் பயன்படுத்தவும். ஒரு வணிக கடிதம் உங்கள் நிறுவனத்தை குறிக்கிறது. எனவே இது தனித்துவமானதாக இருக்க வேண்டும் மற்றும் உயர் தரத்துடன் இருக்க வேண்டும். நிறுவனத்தின் லோகோ அல்லது பிராண்டும் அதில் இருக்க வேண்டும்.
   • மைக்ரோசாஃப்ட் வேர்டில் உள்ள தளவமைப்புகளுடன் நீங்கள் லெட்டர்ஹெட் செய்யலாம். லெட்டர்ஹெட்டில் உங்கள் இருக்கும் லோகோ அல்லது பிராண்டைப் பயன்படுத்துவதை உறுதிசெய்க.
2. சொல் செயலாக்க நிரலைத் திறக்கவும். நீங்கள் எப்போதும் ஒரு கணினியில் வணிக கடிதத்தை உருவாக்க வேண்டும்.
   • புதிய ஆவணத்தை உருவாக்கி ஆவணத்தின் ஓரங்களை 1 அங்குலமாக அமைக்கவும்.
   • டைம்ஸ் நியூ ரோமன், ஜார்ஜியா அல்லது ஏரியல் போன்ற செரிஃப் எழுத்துருவைப் பயன்படுத்தவும். எழுத்துரு அளவைப் பயன்படுத்துவதை உறுதிசெய்து 12 ஐ விட பெரியது அல்ல, ஆனால் 10 ஐ விட சிறியதாக இல்லை. தவறான எழுத்துரு அல்லது அளவு காரணமாக கடிதத்தைப் படிக்க கடினமாக இருக்கக்கூடாது.
   • ஒற்றை இடைவெளியைப் பயன்படுத்துவதை உறுதிசெய்க.
3. தொகுதி வடிவத்தைப் பயன்படுத்தவும். வணிக கடிதங்களுக்கான தொகுதி வடிவம் மிகவும் பொதுவான வடிவமாகும். இது வேலை செய்வதும் எளிதானது. ஒவ்வொரு தலைப்பும் இடது விளிம்புக்கு எதிராக இருக்க வேண்டும், ஒவ்வொரு தலைப்புக்கும் பிறகு ஒரு இடம் இருக்கும். மேலிருந்து கீழாக தொடங்கி, உங்கள் வணிகக் கடிதத்தில் பின்வரும் தலைப்புகள் இருக்க வேண்டும்:
   • தற்போதைய தேதி, அல்லது நீங்கள் கடிதத்தை அனுப்பிய தேதி. உங்கள் பதிவுகளுக்கும் முகவரியின் பதிவுகளுக்கும் பயன்படுத்தக்கூடிய தேதி முக்கியமானது. பின்னர் அதை சட்டப்பூர்வமாகவும் பயன்படுத்தலாம். எனவே தேதி சரியானது என்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள்.
   • அனுப்புநரின் முகவரி. இது உங்கள் முகவரி, நிலையான முகவரி வடிவத்தில் வடிவமைக்கப்பட்டுள்ளது. உங்கள் முகவரி ஏற்கனவே லெட்டர்ஹெட்டில் இருந்தால், நீங்கள் இந்த படிநிலையைத் தவிர்க்கலாம்.
   • முகவரியின் முகவரி. நீங்கள் கடிதம் எழுதும் நபரின் பெயர் மற்றும் முகவரி இதில் அடங்கும். திரு / திருமதி பயன்படுத்துவது விருப்பமானது. எனவே நீங்கள் நினா டி வ்ரீஸுக்கு எழுதினால், உதாரணமாக, நீங்கள் மெவ்ரூ பகுதியை தவிர்க்கலாம்.
   • முன்னுரை. இது "அன்புள்ள திருமதி டி வ்ரீஸ்" அல்லது "அன்புள்ள நினா டி வ்ரீஸ்" ஆக இருக்கலாம். கடிதத்தை யார் படிப்பார்கள் என்று உங்களுக்குத் தெரியாவிட்டால், "அன்புள்ள ஐயா அல்லது மேடம்" ஐப் பயன்படுத்துங்கள். நீங்கள் "L.S." ஐப் பயன்படுத்தலாம், ஆனால் உங்கள் கடிதத்தை யார் படிப்பார்கள் என்று உங்களுக்குத் தெரியாவிட்டால் மட்டுமே கடைசி முயற்சியாக.
   • கடிதத்தின் உடல். இந்த கட்டுரையில் இதைப் பற்றி மேலும் கவனம் செலுத்துவோம்.
   • கடிதத்தின் நிறைவு, கையொப்பத்துடன். இது "உண்மையுள்ள" அல்லது "உண்மையுள்ள" ஆக இருக்கலாம்.

பகுதி 2 இன் 2: வணிகக் கடிதம் எழுதுதல்

1. உங்கள் இலக்கு பார்வையாளர்கள் யார் என்பதை தீர்மானிக்கவும். உங்கள் இலக்கு பார்வையாளர்களைப் பொருட்படுத்தாமல் கடிதத்தின் தொனி எப்போதும் தொழில்முறை ரீதியாக இருக்க வேண்டும். ஆனால் பெறுநரைப் பொறுத்து உங்கள் மொழியை அல்லது சொற்களின் தேர்வை நீங்கள் மாற்ற வேண்டியிருக்கும். நீங்கள் வேறொரு நிறுவனத்தின் மனிதவளத் துறைக்கு எழுதுகிறீர்கள் என்றால், நீங்கள் உங்கள் மொழியில் மிகவும் சாதாரணமாக இருக்க வேண்டும். ஆனால் நீங்கள் ஒரு குறிப்பிட்ட வாடிக்கையாளருக்கு எழுதுகிறீர்கள் என்றால், நீங்கள் இன்னும் கொஞ்சம் சாதாரண அல்லது சாதாரண மொழியைப் பயன்படுத்தலாம்.
   • உங்கள் இலக்கு குழுவைத் தீர்மானிப்பது என்பது உங்கள் இலக்கு குழுவை நோக்கி நீங்கள் தெளிவாக இருக்க முடியும் என்பதாகும். உங்கள் வாசகருக்கு புரியாத சொற்களைப் பயன்படுத்துவதைத் தவிர்க்கவும். எடுத்துக்காட்டாக, உங்கள் நிறுவனத்தின் விண்வெளி திட்டத்திற்கு பயன்படுத்தப்படும் சுருக்கங்களை ஒரு வாடிக்கையாளர் அறிந்திருக்க மாட்டார், எனவே கடிதத்தில் உள்ளவற்றைப் பயன்படுத்த வேண்டாம்.
   • ஒரு நல்ல வணிகக் கடிதத்தை எழுதுவதற்கான பொன்னான விதி தெளிவான, சுருக்கமான, கண்ணியமானதாக இருக்க வேண்டும்.
2. முதல் வாக்கியத்தில் கடிதத்தின் நோக்கத்தைக் குறிக்கவும். கடிதத்தின் நோக்கத்தைக் கவனியுங்கள். உங்கள் புதிய இருப்பிடத்தைப் பற்றி உங்கள் வாடிக்கையாளர்களுக்கு தெரிவிக்க வேண்டுமா? செலுத்தப்படாத பில் அல்லது நிலுவை நிலுவை பற்றி வாடிக்கையாளருக்கு நினைவூட்டுவதா? அல்லது வாடிக்கையாளரின் புகாருக்கு பதிலளிக்கவா? இந்த இலக்கை மனதில் கொண்டு, முதல் வாக்கியத்திற்கான ஒரு வரைவை உருவாக்கவும், அது கடிதம் என்ன என்பதை உங்கள் வாசகருக்கு உடனடியாகத் தெரிவிக்கும். உங்கள் கடிதத்தின் நோக்கம் குறித்து தெளிவற்றதாக இருக்க வேண்டாம். நேராக இருங்கள்.
   • வணிக உரிமையாளராக உங்கள் கருத்தை தெரிவிக்க விரும்பினால் "என்னை" என்று தொடங்கவும். ஒரு நிறுவனம் அல்லது அமைப்பு சார்பாக எழுதும்போது "நாங்கள்" ஐப் பயன்படுத்தவும்.
   • "இந்த கடிதத்தின் மூலம் நாங்கள் உங்களுக்கு தெரிவிக்க விரும்புகிறோம்" அல்லது "இந்த கடிதத்துடன் நாங்கள் உங்களிடம் கோர விரும்புகிறோம்" போன்ற ஒரு நேரடி அறிக்கையில் கவனம் செலுத்துங்கள். நீங்கள் வணிக உரிமையாளராக கடிதத்தை எழுதுகிறீர்கள் என்றால் "நான்" அறிக்கையையும் பயன்படுத்தலாம். போன்றவை: "நான் உங்களைத் தொடர்புகொள்கிறேன்" அல்லது "நான் சமீபத்தில் அதைக் கேள்விப்பட்டேன் ... மேலும் இதைப் பற்றி மேலும் அறிய விரும்புகிறேன் ..."
   • எடுத்துக்காட்டாக, நீங்கள் (வணிக உரிமையாளராக) கடந்த மாதத்திலிருந்து செலுத்தப்படாத கணக்கைப் பற்றி நினா டி வ்ரீஸுக்கு ஒரு கடிதம் எழுதினால், நீங்கள் இதைத் தொடங்கலாம்: "மார்ச் 2015 முதல் உங்கள் கணக்கில் நிலுவையில் இருப்பதால் இந்த கடிதத்தின் மூலம் நான் உங்களை தொடர்பு கொள்கிறேன். . "
   • அல்லது, ஒரு நிறுவனத்தின் ஊழியராக, நிறுவனத்தின் விண்வெளித் திட்டம் குறித்த வாடிக்கையாளரின் புகாருக்கு நீங்கள் பதிலளித்தால், "எங்கள் விண்வெளித் திட்டம் குறித்த உங்கள் புகாரை செவ்வாய் கிரகத்திற்கு நாங்கள் பெற்றுள்ளோம்" என்று கடிதத்தைத் தொடங்கலாம்.
   • ஒரு பயிற்சி வகுப்பில் ஒரு போட்டியை அல்லது இடத்தை வென்றதை ஒரு வாடிக்கையாளருக்கு தெரியப்படுத்த நீங்கள் கடிதத்தை எழுதியிருக்கலாம். "நான் உங்களுக்கு அறிவிப்பதில் மகிழ்ச்சி அடைகிறேன் ..." அல்லது "அதை உங்களுக்குத் தெரிவிக்க விரும்புகிறோம் ..."
   • நீங்கள் மோசமான செய்திகளை வழங்க வேண்டுமானால், "அதை உங்களுக்குத் தெரிவிக்க வருந்துகிறோம் ..." அல்லது "கவனமாக பரிசீலித்த பிறகு, வேண்டாம் என்று முடிவு செய்தேன் ..."
3. செயலற்ற குரலுக்கு பதிலாக செயலில் உள்ள குரலைப் பயன்படுத்தவும். பொது மொழியில் நாம் பெரும்பாலும் செயலற்ற வடிவத்தைப் பயன்படுத்துகிறோம். ஆனால் செயலற்ற வடிவம் நீங்கள் எழுதுவதை சலிப்பாகவும் குழப்பமாகவும் ஆக்குகிறது. செயலில் உள்ள வடிவம் ஒரு வணிக கடிதத்தில் மிகவும் பயனுள்ளதாக இருக்கும், ஏனெனில் இது மிகவும் உறுதியான தொனியை அமைக்கிறது.
   • ஒரு செயலற்ற படிவத்தின் எடுத்துக்காட்டு, எடுத்துக்காட்டாக: `` உங்களுக்காக நான் என்ன குறிப்பிட்ட புகார்களைத் தீர்க்க முடியும்? '' வாக்கியத்தின் பொருள், வாடிக்கையாளர் ('நீங்கள்') வாக்கியத்தின் முடிவில் உள்ளது, அதற்கு பதிலாக வாக்கியத்தின்.
   • செயலில் உள்ள படிவத்தின் எடுத்துக்காட்டு, எடுத்துக்காட்டாக, "உங்கள் புகார்களைத் தீர்க்க நான் என்ன செய்ய முடியும்?" வாக்கியத்தின் இந்த பதிப்பு, செயலில் உள்ள வடிவத்தில், வாசகருக்கு புரிந்துகொள்ள மிகவும் தெளிவானது மற்றும் எளிதானது.
   • செயலற்ற படிவத்தைப் பயன்படுத்துவது ஒரு தவறு அல்லது கேள்விக்குரிய புள்ளியில் கவனம் செலுத்தாமல் உங்கள் செய்தியைப் பெற சிறந்த வழியாகும். ஆனால் இதை மட்டும் பயன்படுத்தவும். பொதுவாக, செயலில் உள்ள வடிவம் வணிக கடிதங்களில் மிகவும் பயனுள்ளதாக இருக்கும்.
4. முந்தைய நிகழ்வு அல்லது வாசகருடனான உரையாடல் பொருந்தினால் சுட்டிக்காட்டவும். செலுத்தப்படாத மசோதா குறித்த எச்சரிக்கையுடன் இந்த மாத தொடக்கத்தில் நீங்கள் நினா டி வ்ரீஸைத் தொடர்பு கொண்டிருக்கலாம். அல்லது ஒரு வாடிக்கையாளர் கடந்த மாதம் ஒரு மாநாட்டில் விண்வெளித் திட்டத்தில் விரக்தியை வெளிப்படுத்தினார். நீங்கள் ஏற்கனவே வாசகருடன் தொடர்பு கொண்டிருந்தால், இதை ஒப்புக் கொள்ளுங்கள். இது உங்கள் முந்தைய தொடர்பை வாசகருக்கு நினைவூட்டுகிறது மற்றும் வணிக கடிதம் மிகவும் அவசரமாகவும் முக்கியமானதாகவும் தோன்றும்.
   • போன்ற ஒரு சொற்றொடரைப் பயன்படுத்தவும்: "உங்கள் செலுத்தப்படாத மசோதாவைப் பற்றிய எனது கடிதத்திலிருந்து தொடர்கிறது" அல்லது "மார்ச் மாதத்தில் நீங்கள் செலுத்தியதற்கு நன்றி". அல்லது "மே மாநாட்டில் விண்வெளித் திட்டத்தில் உங்கள் நிலைப்பாடு பற்றி கேட்க மிகவும் உதவியாக இருந்தது."
5. கோரிக்கை அல்லது உதவி வழங்கவும். ஒரு கண்ணியமான வேண்டுகோளை விடுப்பதன் மூலமோ அல்லது கூட்டு உறவின் வடிவத்தில் அவர்களுக்கு உதவி வழங்குவதன் மூலமோ வாசகருடன் நேர்மறையான தொனியை அமைக்கவும்.
   • நீங்கள் ஒரு வணிக உரிமையாளராக ஒரு வாடிக்கையாளரிடம் பில் செலுத்தச் சொல்கிறீர்கள் என்று சொல்லுங்கள். "உங்கள் செலுத்தப்படாத மசோதாவை விரைவில் தீர்த்து வைத்தால் நான் பாராட்டுகிறேன்" போன்ற ஒரு சொற்றொடரைப் பயன்படுத்தவும்.
   • உங்கள் நிறுவனத்தின் சார்பாக எழுதுகிறீர்கள் என்று சொல்லுங்கள். இது போன்ற ஒரு வாக்கியத்தைப் பயன்படுத்தவும்: "உங்களுக்கும் எங்கள் மனிதவள அலுவலருக்கும் இடையில் நேருக்கு நேர் சந்திப்பை ஏற்பாடு செய்வதில் நாங்கள் மகிழ்ச்சியடைகிறோம்."
   • உங்கள் வாசகர்களிடம் ஏதேனும் கேள்விகள் அல்லது கவலைகளுக்கு பதிலளிக்க நீங்கள் முன்வருவீர்கள். இது போன்ற ஒரு சொற்றொடரைப் பயன்படுத்தவும்: "உங்கள் கணக்கு தொடர்பாக உங்களிடம் ஏதேனும் கேள்விகள் அல்லது கவலைகளுக்கு பதிலளிக்க நான் மகிழ்ச்சியடைவேன்." அல்லது, "நிரலைப் பற்றிய கூடுதல் விவரங்களை நாங்கள் உங்களுக்கு வழங்க விரும்புகிறீர்களா?"
6. கடிதத்தை மூடு. உங்களுக்கும் வாசகருக்கும் ஒரு அழைப்பைச் சேர்க்கவும். இது ஒரு குறிப்பிட்ட தேதிக்கு முன் பணம் செலுத்துவதற்கான கோரிக்கையாகவோ அல்லது வாசகருடன் முறையான சந்திப்பை மேற்கொள்வது குறித்த குறிப்பாகவோ இருக்கலாம்.
   • எதிர்காலத்தில் முகவரியிடம் உரையாற்றும் வாக்கியத்தைச் சேர்க்கவும். "அடுத்த வாரம் வரவு செலவுத் திட்டக் கூட்டத்தில் உங்களைப் பார்க்க ஆவலுடன் காத்திருக்கிறேன்." அல்லது "எங்கள் தலைமையக வருகையின் போது உங்களுடன் இது குறித்து மேலும் விவாதிக்க எதிர்பார்க்கிறேன்."
   • உங்கள் கடிதத்தில் நீங்கள் சேர்க்க விரும்பும் எந்த ஆவணங்களுக்கும் கவனம் செலுத்துங்கள். "இணைப்புகளில் நீங்கள் சிறந்த விலைப்பட்டியலைக் காண்பீர்கள்" அல்லது "இணைக்கப்பட்ட எங்கள் விண்வெளி நிரலின் நகலைக் காண்பீர்கள்" போன்ற ஒரு வாக்கியத்தைச் சேர்க்கவும்.
   • கடிதத்தை இறுதி வாக்கியத்துடன் முடிக்கவும். வாடிக்கையாளர்கள் அல்லது வாடிக்கையாளர்களுக்கு "உண்மையுள்ளவர்கள்" பயன்படுத்தவும்.
   • உங்களுக்குத் தெரியாதவர்களுக்கு முறையான கடிதங்களில் "உண்மையோடு" பயன்படுத்தவும்.
   • உங்களுக்குத் தெரிந்த அல்லது பணிபுரியும் ஒருவருக்கு எழுதும் போது "வாழ்த்துக்கள்" அல்லது "வாழ்த்துக்கள்" மட்டுமே பயன்படுத்தவும்.
7. கடிதத்தை மீண்டும் படியுங்கள். கடிதத்தில் எழுத்துப்பிழைகள் இருந்தால் உங்கள் துல்லியமான வடிவமைப்பு மற்றும் சொற்கள் அனைத்தும் வீணாகிவிடும்!
   • செயலற்ற படிவத்தின் எந்தவொரு பயன்பாட்டையும் கவனியுங்கள், மேலும் வாக்கியத்தை செயலில் உள்ள வடிவத்திற்கு மாற்ற முயற்சிக்கவும்.
   • நீண்ட, தெளிவற்ற மற்றும் சிக்கலான எந்த வாக்கியங்களுக்கும் கவனம் செலுத்துங்கள். ஒரு வணிக கடிதத்தில், குறைவானது பொதுவாக அதிகமாகும், எனவே முடிந்தால் உங்கள் வாக்கியங்களின் நீளத்தை சுருக்கவும்.

உதவிக்குறிப்புகள்

• நீங்கள் கடிதத்தை அச்சிடும்போது, ​​வெற்று A4 ஐப் பயன்படுத்தவும். நீங்கள் கடிதத்தை அனுப்பும்போது, ​​மூன்றில் ஒரு பங்காக மடித்து ஒரு நிலையான உறைக்கு அனுப்புங்கள்.