உள்ளடக்கம்

• படிகள்
• ஆலோசனை
• உங்களுக்கு என்ன தேவை

அலுவலக கோப்புகளை ஒழுங்கமைப்பது ஒரு எளிய பணி அல்ல, குறிப்பாக பெரிய அளவிலான கோப்புகள் மற்றும் ஆவணங்களை ஒழுங்கமைக்கும்போது. இருப்பினும், நீங்கள் திட்டமிட்டு, தாக்கல் செய்யும் முறையைத் தீர்மானிப்பதன் மூலம் இந்த சவாலை சமாளிக்க முடியும். இது உங்கள் வணிக சுயவிவரத்தை ஒழுங்கமைக்க உதவுகிறது மற்றும் முக்கியமான ஆவணங்களை விரைவாகக் கண்டுபிடிப்பதை உறுதி செய்கிறது. உங்கள் பணியைத் தொடங்க உங்கள் அலுவலக பதிவுகளை எவ்வாறு ஒழுங்கமைப்பது என்பது குறித்த பின்வரும் கட்டுரையை நீங்கள் பார்க்கலாம்.

படிகள்

3 இன் பகுதி 1: நேரத்தை சரியாக ஏற்பாடு செய்யுங்கள்

1. 

   நடுவில் கவனச்சிதறல்களைத் தவிர்க்க உங்கள் பயன்பாட்டை ஒழுங்கமைக்க ஒரு குறிப்பிட்ட நேரத்தை ஒதுக்குங்கள். நீங்கள் தொடங்குவதற்கு முன் புதிய சுயவிவரத்தை உருவாக்க அட்டை மற்றும் ஸ்டிக்கர்கள் தயாராக இருங்கள். விளம்பரம்

3 இன் பகுதி 2: ஆவணங்கள் மற்றும் பதிவுகளை ஒழுங்கமைக்கவும்

1. 

   
   
   ஆவணங்கள் மற்றும் கோப்புகளின் குவியல்களை சிறிய, மேலும் நிர்வகிக்கக்கூடிய பகுதிகளாகப் பிரிக்கவும்.
   • ஒரு நேரத்தில் ஒன்றை அடுக்கி, அளவைக் குறைக்கவும், அதிகப்படியான அளவைக் கட்டுப்படுத்தவும் தேவையற்ற காகிதங்களை சுத்தம் செய்யுங்கள் அல்லது அழிக்கவும்.
   • மீதமுள்ள ஆவணங்கள் மற்றும் கோப்புகளை இரண்டு தனித்தனி பகுதிகளாகப் பிரிக்கவும், ஒன்று வரும் மாதங்களில் செயலாக்கப்பட வேண்டிய கோப்புகளுக்கு, மற்றொன்று அவசர செயலாக்கம் தேவையில்லாத காப்பக கோப்புகளுக்கு.

2. 

   
   
   உங்களிடம் கிளையன்ட் சுயவிவரங்கள் இருந்தால் கோப்புறைகளை அகர வரிசைப்படி ஒழுங்கமைக்கவும். எடுத்துக்காட்டாக, ஒவ்வொரு பைண்டரும் ஒரு நபர் அல்லது நிறுவனத்தின் பெயராக இருந்தால், அந்த நபரின் பெயரால் பதிவுகளை வரிசைப்படுத்தலாம். இந்த வழக்கில், வாடிக்கையாளரின் முழு பெயரைக் கொண்ட ஒவ்வொரு சுயவிவர அட்டையையும் லேபிளிட வேண்டும்.உங்கள் அட்டைகளை அகர வரிசைப்படி ஒழுங்கமைக்கவும், பின்னர் ஒரு குறிப்பிட்ட எழுத்துடன் தொடங்கும் பெயர் எந்த டிராயருக்கு உள்ளது என்பதைக் காண உங்கள் தாக்கல் டிராயரை லேபிளிடுங்கள்.

3. 

   
   
   பதிவுகள் வணிகத்தின் பல பகுதிகளாக இருந்தால் வகைப்படி வரிசைப்படுத்தவும். சில ஆவணங்கள் விலைப்பட்டியல், உத்தரவாதங்கள் அல்லது ஒப்பந்தங்களுடன் தொடர்புடையவை, அவற்றை நீங்கள் வெவ்வேறு வகைகளாகப் பிரிக்க வேண்டும். ஒவ்வொரு பதிவையும் பொருத்தமானதாக லேபிளித்து, தொடர்புடைய அனைத்து ஆவணங்களையும் பதிவில் வைக்கவும். நீங்கள் இரண்டாம் நிலை சுயவிவரத்தை உருவாக்க வேண்டியிருக்கலாம், எனவே ஒவ்வொரு வகையையும் குறிக்க ஒரு தொங்கும் அட்டையையும், அட்டையை இரண்டாம் நிலை என்று குறிக்கவும்.
   • அவசர ஆவணங்களின் ஒரு போர்ட்ஃபோலியோவை உருவாக்குங்கள், இதன்மூலம் முக்கியமான ஆவணங்களை விரைவாகக் காணலாம்.
   • தற்காலிக கோப்புகளை முன்னால் வைக்கவும், காப்பக கோப்புகளை டிராயரின் பின்புறத்தில் வைக்கவும், இதனால் செயலாக்கத்திற்கு தேவையான கோப்புகளை எளிதாக அணுகலாம்.
   விளம்பரம்

3 இன் பகுதி 3: மாதங்களுக்கு பதிவுகளை வரிசைப்படுத்துங்கள்

1. 

   மேலே குறிப்பிட்டுள்ள முறைகளைப் பயன்படுத்துவதோடு கூடுதலாக, உங்கள் பைண்டரை மாதத்திற்குள் (மற்றும் ஆண்டு-) ஒழுங்கமைக்கலாம். இப்போதே அதை வரிசைப்படுத்த உங்களுக்கு நேரம் இல்லையென்றால், தேதி செயலாக்கத்திற்கான உங்கள் ஆவணங்களை உங்கள் மாதாந்திர பதிவில் வைக்கலாம். உங்கள் ஆவணங்களை விரைவாக எங்கே சேமிப்பது என்பதை தீர்மானிக்க இந்த படி உதவுகிறது.
   • மற்ற வகைகளின் ஆவணங்களை சேமிப்பதற்கும் மாதாந்திர பதிவு பொருத்தமானது.

2. 

   ஆண்டின் இறுதியில், மாதாந்திர பதிவில் மீதமுள்ள ஆவணங்களை சரிபார்க்கவும், புதிய வார்ப்புருவை நீங்கள் கண்டுபிடிக்கலாம், அதே போல் புதிய பதிவுக் குழு (வகை பெயர்) கணினியில் இல்லை. புதிய ஆண்டில் அந்த ஆவணங்களுக்கான சுயவிவரங்களை உருவாக்கவும்.

3. 

   மீதமுள்ள ஆவணங்களை மாதத்திற்குள் கிளிப் செய்யுங்கள். “கலப்பு” குழுவின் (ஆண்டு-) கீழ் கோப்பில் வைத்திருங்கள். விளம்பரம்

ஆலோசனை

• உங்கள் பதிவுகளை ஒழுங்கமைத்த பிறகு, நீங்கள் அலுவலகத்தில் ஒழுங்காக பராமரிக்க வேண்டும். ரெக்கார்ட் கீப்பிங் முறையை சரிசெய்து, காகிதங்களை அந்த இடத்தில் திருப்பித் தரவும்.
• புதிய பதிவு வைத்தல் முறையை சேதப்படுத்தாமல் இருக்க தேவையற்ற ஆவணங்களை தூக்கி எறியுங்கள், மறுசுழற்சி செய்யுங்கள் அல்லது அழிக்கவும்.

உங்களுக்கு என்ன தேவை

• பெட்டிகளை தாக்கல்
• கவர் தொங்கும்
• ஹார்ட்கவர்
• ஓட்டிகள்
• குறிப்பான்கள்