உள்ளடக்கம்

• படிகள்
• பகுதி 1 /2: வணிகக் கடித வடிவம்
• 2 இன் பகுதி 2: ஒரு வணிக கடிதத்தை எழுதுவது எப்படி
• குறிப்புகள்

நீங்கள் உங்கள் சொந்த வியாபாரத்தை வைத்திருந்தால், ஒருவேளை நீங்கள் உங்கள் வாடிக்கையாளர்களுக்கு வணிக கடிதங்களை எழுத வேண்டும். இலக்குகள் வேறுபட்டிருக்கலாம்: புதிய நிகழ்வுகள் அல்லது நிபந்தனைகளைப் பற்றி அறிவித்தல், நிறுவனத்தின் சார்பாக வாடிக்கையாளர் புகார்களுக்கு பதிலளித்தல். எழுதுவதற்கான காரணத்தைப் பொருட்படுத்தாமல், எல்லா நேரங்களிலும் ஒரு தொழில்முறை தொனி மற்றும் வணிக பாணியை பராமரிப்பது முக்கியம்.

படிகள்

பகுதி 1 /2: வணிகக் கடித வடிவம்

1. 1 தொழில்முறை லெட்டர்ஹெட் பயன்படுத்தவும். வணிக கடிதம் உங்கள் நிறுவனத்தைக் குறிக்கிறது. இது சம்பந்தமாக, கடிதத்திற்கு பொருத்தமான படிவம் இருக்க வேண்டும். மேலும், உங்கள் நிறுவனத்தின் லோகோ அல்லது பிராண்டை பயன்படுத்த மறக்காதீர்கள்.
   • மைக்ரோசாஃப்ட் வேர்டுக்கான ஆயத்த வண்ண வார்ப்புருக்களைப் பயன்படுத்தி நீங்கள் ஒரு கடித தலைப்பை உருவாக்கலாம். உண்மையான நிறுவனத்தின் லோகோ அல்லது பிராண்டை பயன்படுத்தவும்.
2. 2 ஒரு உரை திருத்தியைத் திறக்கவும். அனைத்து நிறுவன வணிக கடிதங்களும் எப்போதும் கணினியில் தட்டச்சு செய்யப்பட வேண்டும்.
   • ஒரு புதிய ஆவணத்தை உருவாக்கி, விளிம்புகளை 2.54 சென்டிமீட்டராக அமைக்கவும்.
   • டைம்ஸ் நியூ ரோமன், ஜார்ஜியா அல்லது ஏரியல் போன்ற ஒரு செரிஃப் எழுத்துருவைப் பயன்படுத்தவும். எனவே, எழுத்துரு அளவு 12 க்கும் அதிகமாக இருக்கக்கூடாது, ஆனால் 10 க்கும் குறைவாக இருக்கக்கூடாது எழுத்துருவின் வகை அல்லது அளவு கடிதத்தின் வாசிப்பை எதிர்மறையாக பாதிக்கக்கூடாது.
   • ஒற்றை வரி இடைவெளியைப் பயன்படுத்தவும்.
3. 3 தொகுதி வடிவத்தைத் தனிப்பயனாக்கவும். வணிக எழுத்துக்களுக்கான மிகவும் பொதுவான வடிவம் தொகுதி வடிவம். அமைக்கவும் பின்பற்றவும் எளிதானது. ஒவ்வொரு பொருளும் நியாயப்படுத்தப்பட்டு ஒரு இடைவெளியால் பிரிக்கப்படுகிறது. பக்கத்தின் மேலிருந்து கீழாக, வணிகக் கடிதத்தில் பின்வரும் உருப்படிகள் இருக்க வேண்டும்:
   • இன்றைய தேதி அல்லது கடிதம் அனுப்பப்பட்ட தேதி. தேதியைச் சேர்க்க மறக்காதீர்கள், ஏனென்றால் அனுப்புநர் மற்றும் பெறுநரின் கணக்கியலுக்காகவும், சட்ட நோக்கங்களுக்காகவும் இது பயன்படுத்தப்படுகிறது. சரியான தேதியை கொடுங்கள்.
   • அனுப்புனர் முகவரி. இது நிலையான முகவரியில் உங்கள் முகவரி. கடிதத்தின் தலைப்பில் உங்கள் முகவரி ஏற்கனவே பட்டியலிடப்பட்டிருந்தால், நீங்கள் இந்த படிநிலையைத் தவிர்க்கலாம்.
   • வெளிச்செல்லும் முகவரி. கடிதத்தைப் பெறுபவரின் பெயர் மற்றும் முகவரியை உள்ளிடவும். நீங்கள் "மாஸ்டர்" அல்லது "எஜமானி" என்ற முகவரியைப் பயன்படுத்தலாம். எனவே, பெறுநர் நினா செரோவா என்றால், நீங்கள் "திருமதி நினா செரோவா" மற்றும் "நினா செரோவா" இரண்டையும் எழுதலாம்.
   • வாழ்த்துக்கள். நீங்கள் "அன்புள்ள திருமதி செரோவா" அல்லது "அன்புள்ள நினா செரோவா" என்று எழுதலாம். கடிதத்தை யார் படிப்பார்கள் என்று உங்களுக்குத் தெரியாவிட்டால், "அன்புள்ள ஐயா" என்று எழுதுங்கள். "அனைத்து ஆர்வமுள்ள தரப்பினரின் தகவலுக்காக" ஒரு விருப்பமும் உள்ளது, ஆனால் முகவரி தெரியாவிட்டால் அது கடைசி முயற்சியாக விடப்பட வேண்டும்.
   • கடிதத்தின் முக்கிய பகுதி. இந்த பகுதி அடுத்த பகுதியில் இன்னும் விரிவாக விவாதிக்கப்படும்.
   • இறுதி பகுதி மற்றும் கையொப்பம். எழுதுங்கள்: "உண்மையாக," - அல்லது: "வாழ்த்துக்கள்."

2 இன் பகுதி 2: ஒரு வணிக கடிதத்தை எழுதுவது எப்படி

1. 1 உங்கள் இலக்கு பார்வையாளர்களை வரையறுக்கவும். பார்வையாளர்களைப் பொருட்படுத்தாமல் கடிதத்தின் தொனி எப்போதும் தொழில்முறையாக இருக்க வேண்டும், ஆனால் வார்த்தைகள் மற்றும் மொழியின் தேர்வு கடிதத்தின் முகவரியைப் பொறுத்தது. அந்தக் கடிதம் வேறொரு நிறுவனத்தின் மனிதவளத் துறைக்கானது என்றால், இன்னும் முறையான மொழியைப் பயன்படுத்த வேண்டும். ஒரு குறிப்பிட்ட வாடிக்கையாளரை உரையாற்றும் போது, ​​நீங்கள் முறைசாரா மற்றும் எளிய மொழியை நாடலாம்.
   • இது தவறான புரிதல்களைத் தவிர்க்கவும் உதவும். வாசகருக்கு புரியாத சொற்களைப் பயன்படுத்த வேண்டாம். உதாரணமாக, உங்கள் நிறுவனத்தில் விண்வெளித் திட்டத்திற்குப் பயன்படுத்தப்படும் சுருக்கங்களை வாடிக்கையாளர்களுக்குத் தெரியாது, எனவே அவற்றை உங்கள் கடிதத்தில் பயன்படுத்த வேண்டாம்.
   • வணிக எழுத்தின் மிக முக்கியமான விதி என்னவென்றால், உரை தெளிவாகவும் சுருக்கமாகவும் மரியாதையாகவும் இருக்க வேண்டும்.
2. 2 கடிதத்தின் நோக்கத்தை முதல் வரியில் குறிப்பிடவும். கடிதத்தின் நோக்கத்தைக் கவனியுங்கள். புதிய அலுவலக முகவரியை வழங்க விரும்புகிறீர்களா? கடன் பற்றி வாடிக்கையாளருக்கு நினைவூட்டவா? புகாருக்கு பதில்? கடிதத்தின் முதல் வாக்கியத்தை நீங்கள் எழுத வேண்டியிருக்கும் போது இதை மனதில் கொள்ளுங்கள். தெளிவற்ற சொற்களைப் பயன்படுத்த வேண்டாம் மற்றும் நேரடியாக விஷயத்திற்குச் செல்லுங்கள்.
   • நிறுவனத்தின் உரிமையாளராக உங்கள் கருத்தை வெளிப்படுத்தினால் முதல் நபரில் எழுதுங்கள். நீங்கள் ஒரு நிறுவனம் அல்லது அமைப்பின் சார்பாக உரையாற்றுகிறீர்கள் என்றால் இரண்டாவது நபரில் எழுதுங்கள்.
   • தெளிவற்ற அறிக்கையைப் பயன்படுத்தவும்: "நாங்கள் உங்களுக்குத் தெரிவிக்கிறோம்" - அல்லது: "நாங்கள் பின்வருவனவற்றை அறிய விரும்புகிறோம்." நிறுவனத்தின் உரிமையாளராக நீங்கள் உரையாற்றினால் முதல் நபரில் எழுதுங்கள்: "நான் உங்களைத் தொடர்பு கொள்ள விரும்புகிறேன்", - அல்லது: "சமீபத்தில் நான் கற்றுக்கொண்டேன் ..., அதனால் நான் விரும்புகிறேன் ...".
   • உதாரணமாக, நீங்கள் (நிறுவனத்தின் உரிமையாளர்) ஒரு மாத கடனைப் பற்றி நினா செரோவாவுக்குத் தெரிவிக்க விரும்புகிறீர்கள். உங்கள் கடிதத்தை இப்படித் தொடங்குங்கள்: "மார்ச் 2015 நிலவரப்படி உங்கள் கணக்கில் கடன் உள்ளது என்பதை நான் உங்களுக்குத் தெரிவிக்க விரும்புகிறேன்."
   • நீங்கள் ஒரு நிறுவனத்தின் பணியாளராக இருந்தால், உங்கள் நிறுவனத்தின் விண்வெளித் திட்டம் குறித்த வாடிக்கையாளர் புகாருக்குப் பதிலளித்தால், இதைத் தொடங்குங்கள்: "எங்கள் செவ்வாய் காலனித்துவ திட்டம் தொடர்பான உங்கள் கருத்துகளைப் பெற்றோம்."
   • சில நேரங்களில் அவர் ஒரு போட்டியில் வென்றார் அல்லது ஒரு கல்வி நிறுவனத்தில் இடம் பெற்றார் என்று வாசகரிடம் சொல்ல வேண்டும். இப்படித் தொடங்குங்கள்: "தெரிவிப்பதில் மகிழ்ச்சி அடைகிறேன் ...", - அல்லது: "தெரிவிப்பதில் மகிழ்ச்சி அடைகிறோம் ...".
   • நீங்கள் மோசமான செய்தியைப் புகாரளிக்க வேண்டுமானால், இந்த சொற்றொடரைத் தொடங்குங்கள்: "வருத்தத்துடன் நாங்கள் உங்களுக்குத் தெரிவிக்கிறோம் ...", அல்லது: "கவனமாக பரிசீலித்த பிறகு, அது முடிவு செய்யப்பட்டது ...".
3. 3 சரியான குரலைப் பயன்படுத்தவும். உத்தியோகபூர்வ உரையில், செயலற்ற குரல் பெரும்பாலும் பயன்படுத்தப்படுகிறது, ஆனால் அது கடிதத்தின் உரையை சலிப்பான அல்லது புரிந்துகொள்ள முடியாததாக ஆக்குகிறது. ஒரு சரியான குரல் தகவலை தீர்க்கமான தொனியில் தெரிவிக்க அனுமதிக்கிறது.
   • ஒரு செயலற்ற குரலின் உதாரணம்: "என்ன நடவடிக்கைகள் எடுக்க முடியும்?" இந்த வழக்கில், "படிகள்" என்பது செயலை செயல்படுத்துபவர் அல்ல, ஆனால் செயலை தானே அனுபவிக்கிறது.
   • செல்லுபடியாகும் குரலின் எடுத்துக்காட்டு: "நாம் என்ன நடவடிக்கை எடுக்க முடியும்?" இந்த பதிப்பில், செயலில் உள்ள குரல் பயன்படுத்தப்படுகிறது, இது யோசனையை தெளிவாகவும் தெளிவாகவும் தெரிவிக்க உங்களை அனுமதிக்கிறது.
   • சில நேரங்களில், செயலற்ற குரல் உங்கள் செய்தியை தெரிவிக்க உங்களை அனுமதிக்கிறது மற்றும் ஒரு பிழை அல்லது கூர்ந்துபார்க்க முடியாத உண்மைக்கு அதிக கவனத்தை ஈர்க்காது. இந்த வழக்கில் மட்டுமே பயன்படுத்தவும். வழக்கமாக, சரியான குரல் விரும்பப்படுகிறது.
4. 4 முந்தைய நிகழ்வுகளுக்கான இணைப்பு அல்லது வாசகருடனான தொடர்பு. கடனைப் பற்றி நீங்கள் முன்பு நினா செரோவாவுக்கு தெரிவித்திருக்கலாம். கடைசி மாநாட்டில் வாசகர் உங்கள் விண்வெளித் திட்டத்தில் தனது அதிருப்தியை வெளிப்படுத்தலாம். நீங்கள் ஏற்கனவே தொடர்பு கொண்டிருந்தால், இந்த உண்மையை நினைவூட்டுங்கள். வாசகர் முக்கியமான விவரங்களை நினைவுபடுத்த முடியும், மேலும் உங்கள் கடிதம் மிக முக்கியமானதாகவும் அவசரமாகவும் இருக்கும்.
   • இது போன்ற சொற்றொடர்களைப் பயன்படுத்தவும்: "முந்தைய கடிதத்தின்படி ...", "கடந்த மாதம் நீங்கள் சரியான நேரத்தில் பணம் செலுத்தியதற்கு நன்றி," - அல்லது: "மே மாதத்தில் மாநாட்டில் உங்கள் ஆக்கபூர்வமான கருத்துக்களைக் கேட்டு நாங்கள் மகிழ்ச்சியடைந்தோம்."
5. 5 ஒரு கோரிக்கை அல்லது உதவி வழங்கவும். கண்ணியமான கோரிக்கையுடன் நேர்மறையான தொனியை அமைக்கவும் அல்லது உதவி வடிவத்தில் ஒத்துழைப்பை வழங்கவும்.
   • நீங்கள் ஒரு நிறுவனத்தை வைத்திருப்பதாகக் கூறலாம் மற்றும் ஒரு வாடிக்கையாளரை கடனை செலுத்தச் சமாதானப்படுத்த விரும்புகிறீர்கள். சொற்றொடரைப் பயன்படுத்தவும்: "உங்கள் உதவி மற்றும் உடனடி கட்டணத்திற்கு நான் நன்றியுள்ளவனாக இருப்பேன்."
   • நீங்கள் ஒரு நிறுவனத்தின் சார்பாக எழுதுகிறீர்கள் என்றால், "எங்கள் HR மேலாளருடன் உங்களுக்காக ஒரு தனிப்பட்ட சந்திப்பை ஏற்பாடு செய்ய விரும்புகிறோம்."
   • மேலும் சாத்தியமான அனைத்து கேள்விகளுக்கும் பதிலளிக்கவும் மற்றும் வாசகரின் சந்தேகங்களை அகற்றவும். எடுத்துக்காட்டு: "உங்கள் எந்த கேள்விகளுக்கும் பதிலளிப்பதில் நாங்கள் மகிழ்ச்சியடைவோம் அல்லது பணம் செலுத்துவதில் ஏதேனும் சந்தேகங்களைத் தீர்த்துக்கொள்வோம்", அல்லது: "எங்கள் திட்டம் பற்றி மேலும் விவரங்களை அறிய விரும்புகிறீர்களா?"
6. 6 கடிதத்தை முடிக்கவும். உங்கள் பக்கத்திலிருந்தோ அல்லது வாடிக்கையாளரின் பக்கத்திலிருந்தோ ஒரு அழைப்பைப் பயன்படுத்தவும். இது ஒரு குறிப்பிட்ட காலத்திற்குள் கடனை திருப்பிச் செலுத்துவதற்கான கோரிக்கையாக இருக்கலாம் அல்லது வாடிக்கையாளருடன் சந்திப்பை ஏற்பாடு செய்வதற்கான வாய்ப்பாக இருக்கலாம்.
   • எதிர்காலத்தில் தொடர்புகொள்வதற்கான நம்பிக்கையுடன் ஒரு முன்மொழிவை எழுதுங்கள்: "அடுத்த வாரம் வரவு செலவுத் திட்டக் கூட்டத்தில் உங்களைச் சந்திக்க ஆவலுடன் காத்திருக்கிறோம்," - அல்லது: "எங்கள் அலுவலகத்தில் சந்திக்கும் போது இந்த அனைத்து அம்சங்களையும் இன்னும் விரிவாக விவாதிப்பதில் நாங்கள் மகிழ்ச்சியடைவோம். . ”
   • கடிதத்தில் ஆவணங்கள் இணைக்கப்பட்டிருந்தால் சுட்டிக்காட்டவும். ஒரு சொற்றொடரைச் சேர்க்கவும்: "கடந்த மாதத்திற்கான ஒரு விலைப்பட்டியல் உங்களுக்கு அனுப்புகிறோம்," - அல்லது: "விண்வெளி திட்டத்தின் நகல் கடிதத்துடன் இணைக்கப்பட்டுள்ளது."
   • முடிவில் ஒரு இறுதி சொற்றொடரைப் பயன்படுத்தவும். வாடிக்கையாளர்கள் எழுதுவது சிறந்தது: "உண்மையுடன்", அல்லது: "வாழ்த்துக்கள்."
   • அந்நியர்களுக்கு முறையான கடிதங்களில் "வாழ்த்துக்கள்" என்ற வார்த்தையைப் பயன்படுத்தவும்.
   • எழுதுங்கள்: ஒரு நபருடன் உங்களுக்குத் தெரிந்தால் அல்லது ஒத்துழைத்தால் "ஆல் தி பெஸ்ட்".
7. 7 தவறுகளை திருத்தவும். கடிதத்தில் இலக்கணப் பிழைகள் இருந்தால் சரியான வடிவமைத்தல் மற்றும் வார்த்தைகள் எந்தப் பாத்திரத்தையும் வகிக்காது!
   • செயலற்ற குரலின் அனைத்து நிகழ்வுகளையும் கண்டறிந்து பொருத்தமான மாற்றங்களைச் செய்ய முயற்சிக்கவும்.
   • நீண்ட மற்றும் குழப்பமான வாக்கியங்களுக்கு கவனம் செலுத்துங்கள். ஒரு வணிக கடிதத்தில், "சிறந்தது குறைவாக இருப்பது நல்லது" என்ற விதி பொருந்தும், எனவே நீண்ட வாக்கியங்கள் நிராகரிக்கப்பட வேண்டும்.

குறிப்புகள்

• வரிசைப்படுத்தப்படாத A4 தாளில் கடிதத்தை அச்சிடுங்கள். அஞ்சல் செய்தால், கடிதத்தை மூன்று முறை மடித்து ஒரு நிலையான உறையில் வைக்கவும்.