உள்ளடக்கம்

• அடியெடுத்து வைக்க
• 3 இன் பகுதி 1: உங்கள் SOP ஐ அமைத்தல்
• 3 இன் பகுதி 2: உங்கள் SOP ஐ எழுதுதல்
• 3 இன் பகுதி 3: வெற்றி மற்றும் துல்லியத்தை உறுதி செய்தல்
• உதவிக்குறிப்புகள்

ஒரு நிலையான செயல்பாட்டு நடைமுறை (SOP) படிப்படியாக ஒரு பணியை எவ்வாறு செய்வது என்பது பற்றிய தகவல்களைக் கொண்டுள்ளது. ஏற்கனவே உள்ள SOP ஐ மாற்றியமைத்து புதுப்பிக்க வேண்டும், ஆனால் நீங்கள் ஒன்றை முழுமையாக அமைக்க வேண்டிய சூழ்நிலையிலும் நீங்கள் காணலாம்.

அடியெடுத்து வைக்க

3 இன் பகுதி 1: உங்கள் SOP ஐ அமைத்தல்

1. வடிவமைப்பைத் தேர்வுசெய்க. ஒரு SOP எழுத சரியான மற்றும் தவறான வழி இல்லை. ஆனால் உங்கள் நிறுவனத்தில் ஏற்கனவே பல SOP கள் உள்ளன, அவை விரும்பிய அமைப்பைப் பற்றிய யோசனையைப் பெற நீங்கள் பார்க்கலாம். ஏற்கனவே உள்ள SOP களை பயன்படுத்தவும் - ஏதேனும் இருந்தால் - உதாரணமாக. எதுவும் இல்லை என்றால், உங்களுக்கு சில விருப்பங்கள் உள்ளன:
   • எளிய படிகளுடன் அமைப்பு. வழக்கமான நடைமுறைகளுக்கு இது நல்லது, அவை குறுகியவை, சாத்தியமான சில முடிவுகளைத் தருகின்றன, மேலும் அவை நியாயமானவை. உண்மையில், தேவையான ஆவணங்கள் மற்றும் பாதுகாப்பு முன்னெச்சரிக்கைகளுக்கு அப்பால், இது புள்ளிகளின் பட்டியலைத் தவிர வேறொன்றுமில்லை, என்ன செய்ய வேண்டும் என்பதை எளிய வாக்கியங்களில் வாசகரிடம் கூறுகிறது.
   • படிநிலை படிகளுடன் அமைப்பு. இது நீண்ட நடைமுறைகளுக்கு நன்றாக வேலை செய்கிறது - பத்து படிகளுக்கு மேல், முடிவுகளை எடுக்க வேண்டும், தெளிவுபடுத்த வேண்டும் மற்றும் சொல் விளக்கப்பட வேண்டும். இது பொதுவாக ஒரு குறிப்பிட்ட வரிசையில் முக்கிய படிகள் மற்றும் அவற்றின் துணை படிகளின் பட்டியல்.
   • ஓட்ட விளக்கப்படங்களுடன் அமைவு. ஒரு செயல்முறை ஒரு வரைபடத்தைப் போலவே இருந்தால், பலவிதமான சாத்தியமான விளைவுகளைக் கொண்டால், ஒரு வரைபடம் சிறந்த தீர்வாகும். விளைவுகளை சரியாக கணிக்க முடியாதபோது இந்த அமைப்பை நீங்கள் தேர்வு செய்ய வேண்டும்.
2. உங்கள் பார்வையாளர்களைப் பற்றி சிந்தியுங்கள். ஒரு SOP எழுதுவதற்கு முன் மூன்று முக்கியமான விஷயங்களை கவனத்தில் கொள்ள வேண்டும்:
   • உங்கள் பார்வையாளர்களுக்கு ஏற்கனவே என்ன தெரியும்? அமைப்பு மற்றும் அதன் நடைமுறைகளை உங்கள் பொதுமக்கள் அறிந்திருக்கிறார்களா? அவர்களுக்கு சொல் தெரியுமா? நீங்கள் பயன்படுத்தும் மொழி வாசகரின் அறிவுக்கும் பங்களிப்புக்கும் பொருந்த வேண்டும்.
   • உங்கள் பார்வையாளர்களின் மொழி திறன்கள். உங்கள் SOP "" ஐப் படித்தால் உங்கள் மொழியைப் பேசாதவர்கள் இருக்க முடியுமா? அப்படியானால், தலைப்புகள் மற்றும் வரைபடங்களுடன் படங்களைச் சேர்ப்பது நல்லது.
   • உங்கள் பார்வையாளர்களின் அளவு. உங்கள் SOP ஐ ஒரே நேரத்தில் பலர் (வெவ்வேறு வேடங்களில்) படித்தால், நீங்கள் ஒரு நாடகத்தில் உரையாடலாக ஆவணத்தை அமைக்க வேண்டும்: பயனர் 1 ஏதாவது செய்கிறார், பின்னர் பயனர் 2 மற்றும் பல. இந்த வழியில், ஒவ்வொரு பயனரும் சீராக இயங்கும் இயந்திரத்தில் அவர் அல்லது அவள் எப்படி ஒரு கோக் என்பதை பார்க்க முடியும்.
3. "உங்கள்" அறிவைப் பற்றி சிந்தியுங்கள். கடைசி வரி இது: இதை எழுத நீங்கள் சரியான நபரா? இது என்ன என்பது உங்களுக்கு புரிகிறதா? அது எப்படி தவறாக போகும்? அது எவ்வாறு பாதுகாப்பாக இருக்க வேண்டும்? இல்லையென்றால், நீங்கள் வேலையை வேறு ஒருவரிடம் ஒப்படைப்பது நல்லது. மோசமாக எழுதப்பட்ட - அல்லது மோசமான, தவறாக எழுதப்பட்ட - எஸ்ஓபி உற்பத்தித்திறன் மற்றும் நிறுவன தோல்விக்கு வழிவகுப்பது மட்டுமல்லாமல், பாதுகாப்பற்றது மற்றும் உங்கள் அணியிலிருந்து சுற்றுச்சூழல் வரை அனைத்தையும் பாதிக்கும். சுருக்கமாக, இது நீங்கள் எடுக்க விரும்பும் ஆபத்து அல்ல.
   • இது ஒரு திட்டமாக இருந்தால், அதை முடிக்க நீங்கள் கடமைப்பட்டுள்ளீர்கள் எனில், ஒவ்வொரு நாளும் நடைமுறையை கையாளுபவர்களிடம் உதவி கேட்க பயப்பட வேண்டாம். நேர்காணல்களை நடத்துவது SOP உருவாக்கும் செயல்முறையின் பொதுவான பகுதியாகும்.
4. குறுகிய அல்லது நீண்ட SOP க்கு இடையில் தேர்வு செய்யவும். நெறிமுறை, சொற்களஞ்சியம் போன்றவற்றை நன்கு அறிந்த ஒரு குழுவினருக்காக நீங்கள் ஒரு SOP ஐ எழுதுகிறீர்கள் அல்லது புதுப்பிக்கிறீர்கள் என்றால், சரிபார்ப்பு பட்டியல் போன்ற குறுகிய மற்றும் சுருக்கமான SOP ஐ விரும்பினால், அதை நீங்கள் குறுகியதாக வைத்திருக்க முடியும்.
   • பொது நோக்கம் மற்றும் பிற தொடர்புடைய தகவல்கள் (தேதி, ஆசிரியர், அடையாள எண் போன்றவை) தவிர, இது படிகளின் பட்டியலை மட்டுமே கொண்டுள்ளது. மேலதிக விவரங்கள் அல்லது விளக்கங்கள் தேவையில்லை என்றால், இது போதும்.
5. SOP இன் நோக்கத்தை மனதில் கொள்ளுங்கள். உங்கள் நிறுவனத்தில் மீண்டும் மீண்டும் செய்யப்படும் ஒரு நடைமுறையை நீங்கள் கையாளுகிறீர்கள் என்பது தெளிவாகிறது. ஆனால் இந்த எஸ்ஓபி மிகவும் மதிப்புமிக்கதாக ஏதாவது குறிப்பிட்ட காரணம் இருக்கிறதா? அதில் பாதுகாப்பு வலியுறுத்தப்பட வேண்டுமா? இணக்க நடவடிக்கைகள்? இது பயிற்சிக்கு அல்லது தினசரி அடிப்படையில் பயன்படுத்தப்படுகிறதா? உங்கள் அணியின் வெற்றிக்கு உங்கள் SOP அவசியம் என்பதற்கான சில காரணங்கள் இங்கே:
   • இணக்க தரங்கள் பூர்த்தி செய்யப்படுவதை உறுதி செய்ய
   • உற்பத்தி தேவைகளை அதிகரிக்க
   • செயல்முறை சுற்றுச்சூழலை மோசமாக பாதிக்காது என்பதை உறுதிப்படுத்த
   • பாதுகாப்பை உறுதிப்படுத்த
   • எல்லாமே அட்டவணைப்படி நடப்பதை உறுதி செய்ய
   • உற்பத்தி குறைபாடுகளைத் தவிர்க்க
   • பயிற்சி ஆவணமாக பயன்படுத்தப்பட வேண்டும்
     • உங்கள் SOP இல் எதை வலியுறுத்த வேண்டும் என்பதை அறிவது அந்த புள்ளிகளைச் சுற்றி ஆவணத்தை கட்டமைப்பதை எளிதாக்கும். உங்கள் SOP எவ்வளவு முக்கியமானது என்பதைப் பார்ப்பதும் எளிதானது.

3 இன் பகுதி 2: உங்கள் SOP ஐ எழுதுதல்

1. தேவையான பொருளை விவரிக்கவும். தொழில்நுட்ப SOP கள் பொதுவாக, "கூடுதலாக" செயல்முறை, நான்கு கூறுகளைக் கொண்டுள்ளது:
   • தலைப்பு பக்கம். இதில் 1) நடைமுறையின் தலைப்பு, 2) எஸ்ஓபியின் அடையாள எண், 3) வெளியீடு அல்லது மாற்றியமைக்கப்பட்ட தேதி, 4) எஸ்ஓபி சம்பந்தப்பட்ட நிறுவனம், பிரிவு அல்லது துறையின் பெயர், மற்றும் 5) கையொப்பங்கள் SOP ஐ தயாரித்து ஒப்புதல் அளித்தவர்களில். அந்தத் தகவல் தெளிவாக இருக்கும் வரை, இந்த பக்கத்தை நீங்கள் விரும்பினாலும் அமைக்கலாம்.
   • குறியீட்டு. உங்கள் SOP நீளமாக இருந்தால் மட்டுமே இது அவசியம், இதன் மூலம் நீங்கள் அதை எளிதாகக் காணலாம். ஒரு எளிய நிலையான அமைப்பு உங்களுக்கு இங்கே தேவை.
   • தரம் மற்றும் தரக் கட்டுப்பாடு. அதைச் சரிபார்க்க முடியாவிட்டால் ஒரு செயல்முறை நல்லதல்ல. தேவையான பொருள் மற்றும் விவரங்கள் உங்களிடம் உள்ளதா என்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள், இதன் மூலம் விரும்பிய முடிவு அடையப்பட்டுள்ளதா என்பதை வாசகர் சரிபார்க்க முடியும். இது பிற ஆவணங்களின் வடிவத்தில் இருக்கலாம், எடுத்துக்காட்டாக, மதிப்பீட்டு எடுத்துக்காட்டுகள்.
   • குறிப்பு. மேற்கோள் காட்டப்பட்ட அல்லது மேற்கோள் காட்டப்பட்ட அனைத்து குறிப்பு புத்தகங்களின் பட்டியலும் உங்களிடம் உள்ளதா என்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள். பிற SOP களைக் குறிப்பிடும்போது, ​​தேவையான தகவல்கள் பின் இணைப்புகளில் சேர்க்கப்பட்டுள்ளதா என்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள்.
     • உங்கள் அமைப்பு இவற்றைத் தவிர வேறு நெறிமுறைகளைப் பயன்படுத்துகிறது. ஏற்கனவே இருக்கும் SOP களை நீங்கள் குறிப்பிட முடிந்தால், இந்த கட்டமைப்பை விட்டுவிட்டு, ஏற்கனவே உள்ளதை ஒட்டிக்கொள்ளுங்கள்.
2. நடைமுறையில், பின்வருவனவற்றை கடைபிடிப்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள்:
   • நோக்கம் மற்றும் பொருந்தக்கூடிய தன்மை. வேறு வார்த்தைகளில் கூறுவதானால், செயல்முறையின் நோக்கம், அதன் எல்லைகள், ஆனால் அது எவ்வாறு பயன்படுத்தப்படும் என்பதையும் விவரிக்கவும். தரநிலைகள், ஒழுங்குமுறைகள், பாத்திரங்கள் மற்றும் பொறுப்புகள் மற்றும் உள்ளீடு மற்றும் வெளியீட்டைச் சேர்க்கவும்.
   • முறை மற்றும் நடைமுறைகள். இது எலும்புகளில் உள்ள சதை - தேவையான விவரங்கள் மற்றும் தேவையான அனைத்து உபகரணங்கள் உட்பட அனைத்து படிகளையும் பட்டியலிடுங்கள். அடுத்தடுத்த நடைமுறைகள் மற்றும் முடிவு காரணிகளை உள்ளடக்குங்கள்."என்ன ... என்றால்" புள்ளிகள் மற்றும் ஏதேனும் சாத்தியமான மீறல்கள் அல்லது பாதுகாப்பு கவலைகளை அடையாளம் காணவும்.
   • சொற்களின் தெளிவு. பொதுவான பேச்சுவழக்கில் இல்லாத சுருக்கங்களையும் சொற்றொடர்களையும் அடையாளம் காணவும்.
   • உடல்நலம் மற்றும் பாதுகாப்பு எச்சரிக்கைகள். இவற்றை ஒரு தனி அத்தியாயத்தில் பட்டியலிடுங்கள், மேலும் அவை தொடர்புபடுத்தும் படிகளுக்கு அடுத்ததாக அவற்றை பட்டியலிடுங்கள். இந்த விஷயங்களை அற்பமாக்க வேண்டாம்.
   • உபகரணங்கள் மற்றும் பொருட்கள். எப்போது, ​​எங்கு தேவை என்பதைக் கண்டறிந்து, என்ன உபகரணங்கள் அல்லது உபகரணங்கள் தரங்களைக் காணலாம்.
   • எச்சரிக்கைகள் மற்றும் சிக்கல்கள். எனவே பிரச்சினைகள் துறை. தவறாக நடக்கக்கூடிய எதையும், எதைப் பார்க்க வேண்டும், இறுதி, சரியான தயாரிப்புக்கு என்ன சிக்கலாக இருக்கலாம் என்பதைப் பற்றி பேசுங்கள்.
     • உங்கள் SOP மிகவும் மொழியியல் மற்றும் குழப்பமானதாக மாறாமல் இருக்கவும், விஷயங்களை அணுகக்கூடியதாகவும் வைத்திருக்க ஒவ்வொரு தலைப்பிற்கும் அதன் சொந்த அத்தியாயத்தை (வழக்கமாக எண்ணி) கொடுங்கள்.
     • இது ஒரு முழுமையான பட்டியல் அல்ல; இது நடைமுறை பனிப்பாறையின் முனை மட்டுமே. வேறு எந்த அம்சங்களுக்கு கவனம் தேவை என்பதை உங்கள் அமைப்பு குறிப்பிடலாம்.
3. உங்கள் எழுத்துக்களை சுருக்கமாகவும் படிக்க எளிதாகவும் வைத்திருங்கள். வாய்ப்புகள் உள்ளன, உங்கள் பார்வையாளர்கள் அவற்றை வேடிக்கையாகப் படிக்கவில்லை. இதைச் சுருக்கமாகவும் இனிமையாகவும் வைத்திருங்கள் - இல்லையெனில் நீங்கள் கவனத்தை இழப்பீர்கள் அல்லது அவர்கள் ஆவணத்தைப் பெறுவது கடினம் மற்றும் புரிந்து கொள்வது கடினம். உங்கள் வாக்கியங்களை முடிந்தவரை குறுகியதாக வைத்திருங்கள்.
   • இங்கே ஒன்று மோசமான உதாரணமாக: அவற்றைப் பயன்படுத்துவதற்கு முன்பு அனைத்து தூசுகளையும் காற்று நுழைவாயிலிலிருந்து அகற்றுவதை உறுதிசெய்க.
   • இங்கே ஒன்று நல்ல உதாரணமாக ": பயன்படுத்துவதற்கு முன், காற்று நுழைவாயிலிலிருந்து அனைத்து தூசிகளையும் வெற்றிடமாக்குங்கள்.
   • பொதுவாக, "நீங்கள்" பற்றி பேச வேண்டாம். அது தனக்குத்தானே பேசுகிறது. சுறுசுறுப்பாகப் பேசுங்கள், உங்கள் வாக்கியங்களை கட்டாயத்துடன் தொடங்கவும்.
4. தேவைப்பட்டால், பணியில் ஈடுபடும் ஊழியர்களை அவர்கள் எவ்வாறு பணியைச் செய்கிறார்கள் என்பதைப் பற்றி பேட்டி காணுங்கள். நீங்கள் விரும்பும் கடைசி விஷயம் என்னவென்றால், ஒரு SOP ஐ எழுத வேண்டும். உங்கள் அணியின் பாதுகாப்பு, செயல்திறன் மற்றும் நேரத்தை நீங்கள் ஆபத்தில் ஆழ்த்துகிறீர்கள், ஏற்கனவே பயன்பாட்டில் உள்ள நடைமுறைகளை நீங்கள் கணக்கில் எடுத்துக்கொள்வதில்லை - உங்கள் சகாக்கள் உங்களுக்கு நன்றி தெரிவிக்க மாட்டார்கள். தேவைப்பட்டால் கேள்விகளைக் கேளுங்கள்! இது சரியாக செய்யப்பட வேண்டும்!
   • விஷயங்கள் தெளிவாக தெரியவில்லை என்றால், எல்லா பாத்திரங்களையும் பொறுப்புகளையும் கொண்டுவர வெவ்வேறு நபர்களைக் கேளுங்கள். ஒரு குழு உறுப்பினர் SOP ஐ கடைபிடிக்கக்கூடாது, மற்றொருவர் சில செயல்களில் மட்டுமே ஈடுபடலாம்.
5. வரைபடங்கள் மற்றும் ஓட்ட வரைபடங்களுடன் உரையின் பெரிய பகுதிகளை துண்டுகளாக உடைக்கவும். குறிப்பாக தந்திரமான ஒன்று அல்லது இரண்டு படிகளை நீங்கள் கையாளுகிறீர்கள் என்றால், உங்கள் வாசகர்களுக்கு ஒரு விளக்கப்படம் அல்லது விளக்கப்படம் மூலம் எளிதாக்கலாம். இது படிக்க எளிதாகிறது, மேலும் எல்லாவற்றையும் புரிந்துகொள்ளும் அனைத்து முயற்சிகளிலிருந்தும் இது மனதிற்கு ஒரு இடைவெளி தருகிறது. உங்களுக்கு இது இன்னும் முழுமையானதாகவும் நன்கு எழுதப்பட்டதாகவும் தெரிகிறது.
   • மசாலா செய்ய அவற்றைப் பயன்படுத்த வேண்டாம் அல்லது உங்கள் SOP மிகவும் சுவாரஸ்யமாக இருக்கும்; அது அர்த்தமுள்ளதாக இருந்தால் அல்லது ஒரு மொழி தடையை கடக்க முயற்சிக்கிறீர்கள் என்றால் மட்டுமே செய்யுங்கள்.
6. ஒவ்வொரு பக்கத்திலும் சரியான குறியீட்டு உள்ளது என்பதை உறுதிப்படுத்தவும். உங்கள் SOP சந்தேகத்திற்கு இடமின்றி பல SOP களில் ஒன்றாகும். அந்த காரணத்திற்காக, உங்கள் நிறுவனம் ஒரு குறிப்பிட்ட தரவுத்தளத்தை வைத்திருக்க வேண்டும், அதில் எல்லாமே ஒரு குறிப்பிட்ட குறியீட்டு முறையின் அடிப்படையில் வைக்கப்படுகின்றன. உங்கள் SOP அந்த அட்டவணையின் ஒரு பகுதியாகும், எனவே மீட்டெடுக்க சில வகையான குறியீட்டு தேவைப்படுகிறது. அதனால்தான் அதை தெளிவாகக் கூற வேண்டும்.
   • ஒவ்வொரு பக்கத்திலும் ஒரு குறுகிய தலைப்பு அல்லது அடையாள எண், தேதி மற்றும் பக்க எண் இருக்க வேண்டும். உங்களுக்கு அடிக்குறிப்புகள் தேவைப்படலாம்; இது உங்கள் நிறுவனத்தின் கொள்கையைப் பொறுத்தது.

3 இன் பகுதி 3: வெற்றி மற்றும் துல்லியத்தை உறுதி செய்தல்

1. செயல்முறை சோதிக்கவும். உங்கள் நடைமுறையை நீங்கள் சோதிக்க விரும்பவில்லை என்றால், நீங்கள் அதை போதுமான அளவு எழுதவில்லை. செயல்முறையின் "வரையறுக்கப்பட்ட புரிதல்" உள்ள ஒருவரிடம் (அல்லது பொதுவான வாசகரின் பிரதிநிதி) உங்கள் SOP ஐப் பயன்படுத்தும்படி கேளுங்கள். அவர்கள் என்ன சிக்கல்களை எதிர்கொள்கிறார்கள்? ஏதேனும் இருந்தால், நீங்கள் அவற்றை நிவர்த்தி செய்து தேவையான மாற்றங்களைச் செய்ய வேண்டும்.
   • உங்கள் SOP ஐ ஒரு சில நபர்கள் சோதித்துப் பார்ப்பது நல்லது. வெவ்வேறு நபர்கள் வெவ்வேறு விஷயங்களில் ஓடுவார்கள், இது உங்களுக்கு பல (வட்டம் பயனுள்ள) பதில்களை வழங்கும்.
   • செயல்முறை ஒருபோதும் செய்யாத ஒருவரால் சோதிக்கப்படுவதை உறுதிசெய்க. முன்னறிவிப்பு உள்ள ஒருவர் உங்கள் வேலையில் முதலிடத்தில் இல்லாமல் முன்னேற அதை நம்பியிருக்கப் போகிறார், இதனால் அது குறி தவறும்.
2. உண்மையில் நடைமுறையைச் செய்பவர்களால் SOP மதிப்பீடு செய்யுங்கள். இறுதியில் அது ஒரு பொருட்டல்ல உண்மையாக உங்கள் முதலாளிகள் SOP பற்றி என்ன நினைக்கிறார்கள். இது அங்குள்ளவர்களைப் பற்றியது உண்மையில் ஒத்துழைக்க வேண்டும். ஆகவே, அதை மாடிக்கு அனுப்பும் முன், உங்கள் பேனாவின் பழத்தை ஏற்கனவே அல்லது வேலையைச் செய்கிறவர்களுக்கு காட்டுங்கள். என்ன கண்டுபிடிக்க அவள் அது?
   • அவற்றை ஈடுபடுத்தி, அவற்றை செயல்பாட்டின் ஒரு பகுதியாக மாற்றுவதன் மூலம், அவர்கள் இந்த SOP ஐ ஏற்றுக்கொள்வதற்கான வாய்ப்புகள் அதிகம். அவர்கள் சந்தேகத்திற்கு இடமின்றி சில சிறந்த யோசனைகளைக் கொண்டுள்ளனர்!
3. உங்கள் ஆலோசகர்கள் மற்றும் தரக் கட்டுப்பாட்டுத் துறையால் உங்கள் SOP ஐ சரிபார்க்கவும். குழு சரியாகிவிட்டால், அதை உங்கள் ஆலோசகர்களுக்கு அனுப்பலாம். வேலையைப் பற்றி அவர்கள் சொல்வது குறைவாக இருக்கலாம், ஆனால் நீங்கள் ஏதாவது மறந்துவிட்டால், அமைப்பு சரியாக இருக்கிறதா என்பதை அவர்கள் உங்களுக்குத் தெரிவிப்பார்கள், மேலும் எல்லாவற்றையும் அதிகாரப்பூர்வமாகவும் அமைப்பின் ஒரு பகுதியாகவும் மாற்றுவது எப்படி என்பதை அவர்கள் உங்களுக்குத் தெரிவிப்பார்கள்.
   • ஆவண ஒப்புதலைப் பெற அதிகாரப்பூர்வ ரூட்டிங் அமைப்புகளைப் பயன்படுத்தவும், இதன்மூலம் ஒப்புதல் வழங்குவதற்கான செயல்முறை சரியாக கையொப்பமிடப்பட்டுள்ளது என்பதை நீங்கள் உறுதியாக நம்பலாம். இது அமைப்புக்கு அமைப்புக்கு வேறுபடுகிறது. எல்லோரும் தங்கள் கருத்துக்களைக் கொண்டிருந்தார்கள் என்பதையும், எல்லா விதிகளும் பின்பற்றப்பட்டுள்ளன என்பதையும் உறுதிப்படுத்த வேண்டும்.
   • அடியில் கையொப்பங்கள் இருக்க வேண்டும். பெரும்பாலான நிறுவனங்கள் இனி மின்னணு கையொப்பங்களில் எந்த பிரச்சனையும் இல்லை.
4. உங்கள் SOP அங்கீகரிக்கப்பட்டவுடன் அதைப் பயன்படுத்தத் தொடங்குங்கள். சம்பந்தப்பட்ட ஊழியர்களுக்கான பயிற்சியை நீங்கள் முதலில் ஒழுங்கமைக்க வேண்டியிருக்கலாம், ஆனால் உங்கள் காகிதம் கழிப்பறையில் தொங்கவிடப்பட்டுள்ளது என்பதையும் இது குறிக்கலாம். எப்படியிருந்தாலும், உங்கள் வேலை பயன்படுத்தப்படுவதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள்! நீங்கள் செய்தீர்கள். கொஞ்சம் அங்கீகாரம் பெறுவதற்கான நேரம்!
   • உங்கள் SOP புதுப்பித்த நிலையில் இருப்பதை உறுதிசெய்க. இது இனி இல்லையென்றால், உடனடியாக ஒரு புதுப்பிப்புக்கு ஏற்பாடு செய்யுங்கள், புதுப்பிப்புகள் அங்கீகரிக்கப்பட்டு ஆவணப்படுத்தப்பட்டுள்ளன என்பதை உறுதிசெய்து மீண்டும் SOP ஐ அனுப்பவும். உங்கள் அணியின் பாதுகாப்பு, உற்பத்தித்திறன் மற்றும் வெற்றி அதைப் பொறுத்தது.

உதவிக்குறிப்புகள்

• படிகளை விளக்க டச்சு பயன்படுத்தவும்.
• முடிந்தால் பங்குதாரர்களை ஈடுபடுத்த நினைவில் கொள்ளுங்கள், இதனால் எழுதப்பட்ட செயல்முறை உண்மையான செயல்முறையுடன் ஒத்துப்போகிறது.
• SOP இன் பழைய பதிப்பு இருக்கிறதா என்று சோதிக்கவும். சில விரைவான மாற்றங்களுக்கு உங்களை நீங்கள் கட்டுப்படுத்தலாம். அவற்றை முறையாக ஆவணப்படுத்தவும்.
• ஒவ்வொரு புதிய பதிப்பிலும் ஆவண வரலாற்றைக் கொண்டிருங்கள்.
• ஓட்ட வரைபடங்கள் மற்றும் படங்களைப் பயன்படுத்துங்கள், இதனால் வாசகர் இந்த செயல்முறையை சரியாகப் பின்பற்ற முடியும்.
• தெளிவுக்கு கவனம் செலுத்துங்கள். பல விளக்கங்கள் சாத்தியமில்லை என்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள். அறிமுகமில்லாத ஒருவரிடம் இந்த நடைமுறையைக் காண்பி, அவர்கள் என்ன நினைக்கிறார்கள் என்று அவர்களிடம் கேளுங்கள்: நீங்கள் இன்னும் ஆச்சரியங்களை எதிர்கொள்ளலாம்.
• உங்கள் ஆவணம் அங்கீகரிக்கப்படுவதற்கு முன்பு அதைச் சரிபார்க்கவும்.