உள்ளடக்கம்

• படிகள்
• பகுதி 1 இன் 3: குறிப்பின் பாணி மற்றும் மொழியைத் தேர்ந்தெடுப்பது
• 3 இன் பகுதி 2: ஒரு குறிப்பு எழுதத் தயாராகிறது
• 3 இன் பகுதி 3: ஒரு குறிப்பு எழுதுதல்

ஒரு மெமோ என்பது ஒரு நிறுவனத்திற்குள் தகவல் பரிமாற்றத்திற்கான உலகளாவிய ஏற்றுக்கொள்ளப்பட்ட வழியாகும். சேவை குறிப்புகள் இரண்டு நிறுவனங்களுக்கிடையேயான கடிதப் பரிமாற்றத்திலும் பயன்படுத்தப்படலாம். குறிப்பு தொழில்முறை மற்றும் தெளிவாக தகவல் தெரிவிக்க வேண்டும். நீங்கள் ஒருபோதும் குறிப்புகளை எழுதவில்லை என்றால் கவலைப்பட வேண்டாம் - இந்த கட்டுரை எப்படி என்பதை உங்களுக்குக் கற்பிக்கும்.

படிகள்

பகுதி 1 இன் 3: குறிப்பின் பாணி மற்றும் மொழியைத் தேர்ந்தெடுப்பது

1. 1 முறைசாரா மொழியைப் பயன்படுத்த வேண்டாம். குறிப்பின் மொழி எளிமையாக இருக்க வேண்டும் ஆனால் முறையாக இருக்க வேண்டும்.
   • “ஹலோ! இறுதியாக வெள்ளிக்கிழமை! ஒரு முக்கியமான விஷயத்தைப் பற்றி நான் உங்களுக்கு சொல்ல விரும்புகிறேன்.
   • அதற்கு பதிலாக, இதை எழுதுங்கள்: "இந்த குறிப்பு திட்டம் 319 இன் முன்னேற்றம் குறித்து உங்களைப் புதுப்பிக்கும்."
2. 2 உங்கள் குறிப்பில், ஒரு நடுநிலை தொனியில் ஒட்டிக்கொள்ளுங்கள் - அதிக உணர்ச்சிவசப்பட்டு அகநிலைப்படுத்தாதீர்கள். உரிமை கோரும்போது உண்மைகள் மற்றும் ஆதாரங்களை நம்பி உங்களால் முடிந்ததைச் செய்யுங்கள்.
   • உதாரணமாக, நீங்கள் இப்படி எழுதக் கூடாது: "வெள்ளிக்கிழமைகளில் நாம் என்ன வேண்டுமானாலும் வேலைக்கு வந்தால் நாம் அனைவரும் மிகவும் மகிழ்ச்சியாக இருப்போம் என்று நினைக்கிறேன்."
   • அதற்கு பதிலாக, அனைத்து ஊழியர்களும் வெள்ளிக்கிழமைகளில் சாதாரண ஆடைகளை அணிய விரும்புகிறார்களா மற்றும் இது நிறுவன நெறிமுறைகளை எவ்வாறு பாதிக்கிறது என்பதை ஆராயுங்கள்.
3. 3 சிக்னல் சொற்றொடர்களைப் பயன்படுத்தவும். நீங்கள் ஆதாரங்களை வழங்க அல்லது ஒரு ஆதாரத்தை மேற்கோள் காட்டும்போது, ​​பொருத்தமான சொற்றொடர்களைப் பயன்படுத்த வேண்டும்.
   • உதாரணமாக: "எங்கள் தரவுகளின்படி ..." அல்லது "மேற்கொள்ளப்பட்ட ஆய்வுகள் அதைக் காட்டுகின்றன ...".
4. 4 பொருத்தமான எழுத்துரு மற்றும் அளவை தேர்வு செய்யவும். குறிப்பு வாசிக்க எளிதாக இருக்க வேண்டும், எனவே அதிகமாக சிறிய அச்சு பயன்படுத்துவதை தவிர்க்கவும்; 11 அல்லது 12 என்பது நிலையான எழுத்துரு அளவு.
   • டைம்ஸ் நியூ ரோமன் போன்ற எளிய எழுத்துரு பாணியையும் நீங்கள் தேர்வு செய்ய வேண்டும். காமிக் சான்ஸ் போன்ற வேடிக்கையான அல்லது ஆடம்பரமான எழுத்துருவில் உங்கள் குறிப்பை எழுதாதீர்கள் (நீங்கள் அதைச் செய்தால் அவர்கள் உங்களைப் பார்த்து சிரிப்பார்கள்!).
5. 5 நிலையான புலங்களைப் பயன்படுத்தவும். 2.5 செமீ விளிம்புகள் மெமோக்களுக்கான தரநிலையாகும், இருப்பினும் சில உரை எடிட்டர்கள் பெரிய ஓரங்களைக் கொண்ட மெமோ டெம்ப்ளேட்களை உள்ளடக்கியிருக்கலாம் (எடுத்துக்காட்டாக, 3 செமீ).
6. 6 சேவை குறிப்புகள் ஒற்றை வரி இடைவெளியில் எழுதப்பட்டுள்ளன. பத்திகள் மற்றும் பிரிவுகளுக்கு இடையில் ஒரு வெற்று வரியை விடுங்கள்.
   • பத்திகளை உள்தள்ள வேண்டாம்.

3 இன் பகுதி 2: ஒரு குறிப்பு எழுதத் தயாராகிறது

1. 1 முக்கியமான ஒன்றை (வேலையில்) பலருக்கு தெரியப்படுத்த வேண்டும் என்றால், அவர்களுக்கு ஒரு மெமோ அனுப்புங்கள். நீங்கள் தகவலை அனுப்பியுள்ளீர்கள் என்பதை ஆவணப்படுத்த வேண்டும் என்றால் நீங்கள் அதை ஒரு நபருக்கு கூட அனுப்பலாம்.
   • இருப்பினும், சில சந்தர்ப்பங்களில் நீங்கள் விரும்பும் நபர்களுடன் பேசுவது நல்லது.
   • கூடுதலாக, சில தகவல்களை எழுத்துப்பூர்வமாக அனுப்ப முடியாது.
2. 2 அனுப்பப்பட்ட தகவலைப் பொறுத்து, குறிப்பின் உள்ளடக்கம் மற்றும் வடிவம் மாறுபடலாம். பெரும்பாலான குறிப்புகளில் பின்வரும் தகவல்கள் உள்ளன:
   • ஒரு பிரச்சனைக்கு ஒரு புதிய யோசனை அல்லது தீர்வு.உதாரணமாக, கூடுதல் நேரச் செலவுகளைத் திட்டமிடுவதில் சிக்கலைத் தீர்ப்பது உங்களுக்குத் தெரிந்தால், அதைப் பற்றி ஒரு குறிப்பில் எழுதி உங்கள் முதலாளிக்கு அனுப்புங்கள்.
   • உத்தரவுகள் உதாரணமாக, உங்கள் துறையால் நடத்தப்படும் வரவிருக்கும் மாநாட்டில் பொறுப்புகளை விநியோகிக்க ஒரு மெமோ அனுப்புவது ஒரு சிறந்த வழியாகும்.
   • அறிக்கை சமீபத்திய நிகழ்வின் சகாக்களுக்குத் தெரிவிக்க அல்லது திட்டத்தைப் பற்றிய புதிய தகவலை அவர்களுக்குத் தெரிவிக்க அல்லது ஒரு ஆய்வின் முடிவுகள் குறித்த அறிக்கையை சமர்ப்பிக்க நீங்கள் ஒரு குறிப்பை அனுப்பலாம்.
3. 3 ஒருவேளை நீங்கள் பல திட்டங்களில் வேலை செய்கிறீர்கள் மற்றும் அவற்றை ஒரு குறிப்பில் பகிர்ந்து கொள்ள விரும்பலாம். அதைச் செய்யக்கூடாது. சேவை குறிப்புகளில் ஒரு குறிப்பிட்ட பிரச்சினை (தலைப்பு, திட்டம் மற்றும் பல) பற்றிய தகவல்கள் உள்ளன.
   • குறிப்பு சுருக்கமாகவும், தகவலறிந்ததாகவும், படிக்க எளிதானதாகவும் இருக்க வேண்டும். எனவே, ஒரே ஒரு தலைப்பில் கவனம் செலுத்துவதன் மூலம், தகவல் படிக்கப்பட்டு கணக்கில் எடுத்துக்கொள்ளப்படுவதை உறுதிசெய்கிறீர்கள்.
4. 4 உங்கள் குறிப்பின் உள்ளடக்கம் மற்றும் பாணி இலக்கு பார்வையாளர்களைப் பொறுத்தது, எனவே உங்கள் குறிப்பை யார் படிப்பார்கள் என்று சிந்தியுங்கள்.
   • உதாரணமாக, ஒரு முக்கியமான தேதியைத் திட்டமிடுவது பற்றிய உங்கள் சக ஊழியர்களுக்கான மெமோவின் பாணியும், முன்னேற்ற அறிக்கையுடன் உங்கள் முதலாளியின் குறிப்பின் பாணியும் மிகவும் வித்தியாசமாக இருக்கும்.

3 இன் பகுதி 3: ஒரு குறிப்பு எழுதுதல்

1. 1 குறிப்புக்கு தலைப்பு. தலைப்பு ஆவணங்களுக்கான வணிக கடிதங்களில் இது பொதுவான நடைமுறையாகும்.
   • உதாரணமாக, பக்கத்தின் மேலே, "மெமோ" அல்லது "மெமோ" என்று எழுதவும்.
   • தலைப்பை மையத்தில் வைக்கலாம் அல்லது பக்கத்தின் இடதுபுறத்தில் அழுத்தவும். நீங்கள் முன்பு பெற்ற குறிப்புகளைப் பார்த்து அவற்றின் வடிவத்தை நகலெடுப்பது சிறந்தது.
2. 2 உங்கள் குறிப்புக்கு ஒரு தலைப்பை எழுதுங்கள். இது பின்வரும் தகவல்களைக் கொண்டிருக்க வேண்டும்:
   • குறிப்பு: நீங்கள் குறிப்பு அனுப்பும் நபர்களின் பெயர்கள் மற்றும் தலைப்புகளை எழுதுங்கள்.
   • OT: உங்கள் பெயர் மற்றும் தலைப்பை எழுதுங்கள்.
   • தேதி: ஆண்டு உட்பட சரியான தேதியை எழுதுங்கள்.
   • தலைப்பு: குறிப்பு எதைப் பற்றியது என்பதை சுருக்கமாக ஆனால் துல்லியமாக விவரிக்கவும்.
   • "பொருள்" என்பதற்கு பதிலாக நீங்கள் "குறிப்பு" என்று எழுதலாம் என்பதை நினைவில் கொள்க.
3. 3 குறிப்பைப் பெறுபவர்களின் பட்டியலில், நீங்கள் அனுப்பப்போகும் அனைத்து நபர்களையும் சேர்க்கவும். குறிப்பைப் பெறுபவர்களை அதில் உள்ள தகவல்களால் பாதிக்கப்படும் நபர்களுக்கு மட்டுப்படுத்தவும்.
   • உங்கள் துறை அல்லது நிறுவனத்தில் உள்ள அனைவருக்கும் ஒரு குறிப்பு அனுப்ப வேண்டாம், அதில் உள்ள பிரச்சினை ஒரு சிலருக்கு மட்டுமே இருந்தால்.
   • நிறுவனத்தின் அனைத்து ஊழியர்களுக்கும் நீங்கள் ஒரே நேரத்தில் குறிப்புகளை அனுப்பினால், அவர்கள் குறிப்புகளால் குண்டு வீசப்படுவார்கள், அல்லது அவற்றை கவனமாக படிக்க மாட்டார்கள், அல்லது அவர்கள் படிக்க மாட்டார்கள்.
4. 4 குறிப்பைப் பெறுபவர்களின் பட்டியலில், முழுப் பெயர்கள் மற்றும் தலைப்புகளைச் சேர்க்கவும். உங்கள் முதலாளியுடன் நீங்கள் குறுகிய காலாக இருந்தாலும், வணிக கடிதப் பரிமாற்றத்தில் முறையான தொனியில் ஒட்டிக்கொள்வது நல்லது. உதாரணமாக, நீங்கள் அவருடைய அலுவலகத்திற்குச் செல்லும்போது அவரை "விளாடிமிர்" என்று அழைக்கலாம், ஆனால் உங்கள் குறிப்பில், "மிஸ்டர் டிமிட்ரிவ்" அல்லது "விளாடிமிர் நிகோலாவிச்" என்று குறிப்பிடவும்.
   • குறிப்பைப் பெறுபவர்களைப் பட்டியலிடும் போது இதை மனதில் வைத்துக்கொள்ளுங்கள் - முழுப் பெயர் மற்றும் தலைப்பைச் சேர்க்கவும்.
5. 5 நீங்கள் வேறொரு நிறுவனத்திலிருந்து ஒரு குறிப்பை அனுப்புகிறீர்கள் என்றால், அவர்களைத் தொடர்புகொள்வதற்கான சரியான வடிவத்தைத் தீர்மானிப்பது மிகவும் முக்கியம். இந்த நபரைப் பற்றிய தகவல்களைக் கண்டுபிடிக்க நேரம் ஒதுக்குங்கள்; பெரும்பாலும், இதை அவரது நிறுவனத்தின் இணையதளத்தில் செய்யலாம்.
   • உதாரணமாக, அந்த நபருக்கு முனைவர் பட்டம் இருந்தால், அதைச் சேர்க்கவும்.
   • மேலும், இந்த நபர் வகிக்கும் நிலையை கண்டுபிடித்து உங்கள் குறிப்பில் சேர்க்கவும்.
6. 6 உங்கள் குறிப்பின் பொருளைப் பற்றி சிந்தியுங்கள். இது சுருக்கமாகவும் நேராகவும் இருக்க வேண்டும்.
   • உதாரணமாக, "புதிய வாடிக்கையாளர்கள்" என்பது ஒரு தெளிவற்ற தலைப்பு, யாராவது உங்கள் குறிப்பை சில நாட்கள் அல்லது வாரங்களில் கண்டுபிடிக்க விரும்பினால், அவர் அல்லது அவள் அதைச் செய்வதில் சிரமப்படுவார்கள்.
   • சிறந்த தலைப்பு: "வாடிக்கையாளர் விரிவாக்க அறிக்கை".
7. 7 ஒரு விதியாக, வாழ்த்துக்கள் சேவை குறிப்புகளில் எழுதப்படவில்லை. ஆனால், நீங்கள் விரும்பினால், குறிப்பின் உரையை "அன்புள்ள திரு. டிமிட்ரிவ்" அல்லது "அன்புள்ள சகாக்களுடன்" தொடங்கலாம்.
   • குறிப்பு சுருக்கமாகவும் தகவலறிந்ததாகவும் இருக்க வேண்டும், எனவே வாழ்த்துக்களைத் தவிர்க்கலாம்.
8. 8 குறிப்பின் அறிமுகப் பகுதியை எழுதுங்கள். அதில், குறிப்பு எழுதி அனுப்பியதன் நோக்கத்தை தெளிவாக குறிப்பிடவும்.
   • உதாரணமாக, "நான் எழுதுகிறேன் ...". குறிப்பின் அறிமுகப் பகுதி அதில் வழங்கப்பட்ட தகவல்களின் சுருக்கமான கண்ணோட்டத்தைக் கொண்டிருக்க வேண்டும்.
9. 9 அறிமுகப் பகுதி குறுகியதாக இருக்க வேண்டும். அதில் விவரங்கள் மற்றும் பிற விவரங்களை வழங்க வேண்டிய அவசியமில்லை.
   • பல சிறிய வாக்கியங்களின் அறிமுகப் பகுதியை உருவாக்குங்கள் (சிறிய பத்தி).
10. 10 முக்கிய தகவலை வழங்கும் பாணியை முடிவு செய்யுங்கள். இது 2-4 பத்திகளில் இணைக்கப்பட வேண்டும். விளக்கத்தின் பாணி தகவலைப் பொறுத்தது.
    • உதாரணமாக, நீங்கள் முக்கியத்துவம் வாய்ந்த வரிசையில் அல்லது உங்கள் திட்டம் உடைக்கப்படும் செயல்முறைகளுக்கு ஏற்ப தகவல்களை வழங்கலாம்.
11. 11 சேவை குறிப்பு பிரிவுகளாக (பத்திகள்) பிரிக்கப்பட வேண்டும், அதன் வாசகர்கள் தகவலை எளிதில் உள்வாங்கிக் கொள்ள முடியும்; கூடுதலாக, குறிப்புகளில் உள்ள முக்கியமான புள்ளிகளை அடையாளம் காண பிரிவுகள் உதவும்.
12. 12 ஒவ்வொரு பிரிவின் தலைப்பு; பத்தியின் தலைப்பு அதில் உள்ள தகவல்களை தெளிவாகக் குறிக்க வேண்டும்.
    • எடுத்துக்காட்டாக, உங்கள் வரவிருக்கும் அலுவலக நகர்வு குறிப்பை பின்வரும் பிரிவுகளாகப் பிரிக்கலாம்: புதிய அலுவலக இருப்பிடம், பேக்கிங் உபகரணங்கள் மற்றும் ஆவணங்கள் மற்றும் இடமாற்ற அட்டவணை.
13. 13 ஒவ்வொரு பிரிவின் முதல் வாக்கியம் வாசகர்களுக்கு இந்த பத்தி எதைப் பற்றியது என்று சொல்ல வேண்டும்.
    • உங்கள் குறிப்பின் தனிப்பட்ட பத்திகள் அல்லது பிரிவுகள் கருத்தில் உள்ள தலைப்பில் ஒரு குறிப்பிட்ட புள்ளியில் கவனம் செலுத்த வேண்டும்.
14. 14 முக்கியமான விஷயங்களை முன்னிலைப்படுத்த, ஒரு பட்டியல் அல்லது பட்டியலை உருவாக்கவும். இது வாசகர்களுக்கு முக்கியப் புள்ளிகளில் கவனம் செலுத்தவும், தகவல்களைப் படிக்கவும் விரைவாக உள்வாங்கவும் உதவும்.
15. 15 ஒரு குறிப்பின் அளவு 1-2 பக்கங்களுக்கு மிகாமல் இருக்க வேண்டும்.
    • இது ஒற்றை வரி இடைவெளி மற்றும் பத்திகளுக்கு இடையில் ஒரு வெற்று கோடு கொண்ட நிலையான மெமோஸ் அளவு.
16. 16 வழங்கப்பட்ட தகவலை சுருக்கமாக ஒரு பத்தி உட்பட கருத்தில் கொள்ளுங்கள். பெரும்பாலான சந்தர்ப்பங்களில், இது தேவையில்லை, குறிப்பாக நீங்கள் ஒரு சிறு குறிப்பை எழுதியிருந்தால்.
    • ஆனால் வழங்கப்பட்ட தகவல் மிகவும் சிக்கலானதாக இருந்தால் அல்லது மெமோவின் அளவு தரத்தை விட அதிகமாக இருந்தால், வழங்கப்பட்ட தகவலை (அதாவது முக்கிய புள்ளிகள்) சுருக்கமாக ஒரு சிறிய பத்தியை சேர்ப்பது நல்லது.
17. 17 உங்களுக்கு இது தேவையில்லை என்று நினைத்தாலும், ஒரு இறுதி பத்தியைச் சேர்க்கவும். பின்வருவதைக் கவனியுங்கள்:
    • குறிப்பின் குறிக்கோள்கள் என்ன? ஏதாவது செய்ய வாசகர்களை ஊக்குவிக்கவா? ஊழியர்கள் சரியான நேரத்தில் தெரிவிக்க வேண்டுமா? அப்படியானால், இறுதி பத்தியில் இதை தெளிவாக குறிப்பிடவும்.
    • மேலும் எந்த நடவடிக்கையும் தேவையில்லை என்றால், பின்வரும் முடிவை எழுதுங்கள்: "இந்த பிரச்சினையைப் பற்றி விவாதிப்பதில் நான் மகிழ்ச்சியடைவேன்" அல்லது "இந்த தலைப்பில் உங்களுக்கு கேள்விகள் அல்லது கருத்துகள் இருந்தால், நான் அவர்களுக்கு பதிலளிப்பதில் மகிழ்ச்சியடைவேன்."
18. 18 நீங்கள் விரும்பினால், குறிப்பின் முடிவில் உங்கள் பெயர் அல்லது கையொப்பத்தை வைக்கவும் (ஆனால் இது தேவையில்லை). இந்த நிலை இருந்தால், மற்ற ஊழியர்களிடமிருந்து நீங்கள் பெற்ற மெமோக்களைப் பாருங்கள்.
    • அவர்கள் குறிப்புகளில் கையெழுத்திட்டால் (உதாரணமாக, "உண்மையாக, இவனோவ் ஏஏ), அதையே செய்யுங்கள்.
    • நீங்கள் குறிப்பில் கையெழுத்திட விரும்பவில்லை என்றால், ஆவணத்தின் முடிவில் உங்கள் முதலெழுத்துக்களை வைக்கலாம்.
19. 19 அட்டவணைகள், வரைபடங்கள் அல்லது அறிக்கைகள் குறிப்பில் இணைக்கப்பட்டிருந்தால் எந்த இணைப்புகளையும் நினைவூட்டவும். இதைச் செய்ய, ஆவணத்தின் முடிவில் எழுதவும், எடுத்துக்காட்டாக, "இணைப்பு: அட்டவணை 1".
    • இணைப்புகள் குறிப்பின் முக்கிய உரையில் குறிப்பிடப்பட வேண்டும்.
    • உதாரணமாக, நீங்கள் ஒரு புதிய அலுவலகத்திற்கு வரவிருக்கும் இடத்தைப் பற்றி எழுதுகிறீர்கள் என்றால், "காலாண்டு முடிவதற்குள் நாங்கள் நகர்வை முடிக்க விரும்புகிறோம். விரிவான நகரும் அட்டவணைக்கு இணைக்கப்பட்ட அட்டவணை 1 ஐப் பார்க்கவும். "
20. 20 உங்கள் குறிப்பை சமர்ப்பிக்கும் முன் சரிபார்க்கவும். வாக்கியங்கள் இலக்கணப்படி சரியானவை, குறிப்பில் எழுத்துப்பிழை அல்லது தொடரியல் பிழைகள் இல்லை என்பதையும், தகவல் அர்த்தமுள்ளதாக இருப்பதையும் உறுதிப்படுத்தவும்.
    • முதலில் சரிபார்க்கப்பட்ட பிறகு குறிப்பை அனுப்ப வேண்டாம் (நிச்சயமாக, இது அவசர குறிப்பு இல்லையென்றால்). ஆவணத்தை ஒதுக்கி ஒரு மணி நேரத்தில் மீண்டும் சரிபார்க்கவும். நீங்கள் முன்பு தவறவிட்ட புதிய பிழைகள் மற்றும் தவறானவற்றை நீங்கள் காணலாம்.
    • குறிப்பில் இரகசிய தகவல்கள் இருந்தால், உங்கள் நிறுவனத்தின் தனியுரிமைக் கொள்கையைச் சரிபார்த்து, உங்கள் குறிப்பை மதிப்பாய்வு செய்யும் நபரின் பெயரைக் கண்டுபிடித்து, நிறுவப்பட்ட விதிகளுக்கு இணங்குவது குறித்து அதன் கருத்தைக் கூறுங்கள்.